【关键词】 教学秘书;信息素养
一、教学秘书及其工作内容
高校教学秘书是指在高等院校中协助院系领导具体处理本院系中各类教学事务的管理服务人员。高校教学秘书是处于院系一级的管理岗位,是院系教务管理工作的具体执行者和实施者,其工作从属于教务处和院系领导,直接参与教学活动的组织和安排,直接管理本院系教学事务,服务于本院系全体教师和学生。教学秘书的主要作用是协助教务处和院系领导做好校、院系的教学管理和组织工作,并负责处理院系内的有关教学事务,保证本系各专业教学计划正常执行,完成学生的学籍管理,负责管理信息的收集、综合、整理工作,为部门和上级领导提供决策依据,及时将教学过程中发现和发生的问题反馈给教务处,使教务部门能按时解决和调整。教学秘书既要起到教务处和系之间教学组织和管理的桥梁作用,协调院系领导、教师、学生之间的关系,又要完成院系内的教学管理和组织作用。教学秘书要重视教学档案的收集和管理工作,使教学秘书工作科学有序地进行。教学秘书在教学质量管理中,要求每位教师认真填写本学期的授课计划。高校教学秘书的既要搜集和向领导汇报信息,协助领导组织管理,还要协调各方关系,完成院系内部的教学管理工作,平时需要对于大量的信息进行整理和分析,并及时处理。当前对教学秘书的信息素养有着更高的要求。
二、教学秘书的信息素养
信息素养这一概念是保罗·泽考斯基于1974 年向全美图书馆与信息学委员会提交的一份报告中提出来的,并被概括为“利用大量的信息工具及主要信息源使问题得到解答的技术和技能”。我国对信息素养问题的研究起步较晚,钟启泉、王吉庆教授认为:信息素养是“一种可以通过教育所培育的,在信息社会中获得信息、利用信息、开发信息方面的修养与能力”结合信息素养的含义。
三、提高教学秘书信息素养的必要性
1.由教学秘书的工作特点决定。高校教学秘书人员作为高校教学管理的枢纽,其位置决定了它必然成为学校承上启下、沟通上下、联系左右、协调内外的桥梁和纽带,成为四面八方各种信息的集聚地,成为下情上传和上情下达的信息中心。教学秘书需要协助院系领导办理具体教学事务,如课程管理、学籍管理、教学计划制定与调整、教学档案管理等。在考试期间,需要帮助教师做好审核试卷、印刷试卷、成绩统计等工作。在新生入学期间要对新生进行入学教育,讲解学校相关的规章制度,本专业的学时结构和学分,本专业主要课程等;学生选课时,要帮助学生选择自己所需的课程;对于毕业生,要有条不紊地安排毕业论文环节,使选题、开题报告、实验、撰写论文和答辩等各个步骤有序进行。
2.由信息本身的特点决定。首先,教学秘书的工作实质就是处理信息。信息具有资源庞大、来源广泛、处理复杂以及变动性快的特点。随着高校与社会的接触日益频繁,教学秘书所接触的信息内容及其交融度也随之深化,院系领导需要掌握更充足的信息量才能适应市场的各种发展变化,也要求教学秘书必须提供大范围、综合性的信息。其次,随着网络信息的急剧变化,互联网逐渐取代了传统的信息渠道成为了获取信息的最便捷、最丰富的途径。互联网的发展为信息提供了广阔的发布和获取空间,使得教学秘书在搜集、获取信息时更加容易。再次,由于信息内容的丰富和来源广泛的特点,则使得教学秘书在信息的甄别和获取方面更加困难。加之信息的不稳定和高度动态性、暂时性,各种信息处在不断生产、不断更新、不断淘汰的过程中,更要就高校教学秘书对信息具有更强的敏锐度和分析力,这样才能确保信息的真实和有效性。
3.由目前教学秘书的信息素养现状决定。从现实情况看,我国教学秘书信息素养的整体水平偏低。首先,教学秘书人员的信息观念没有建立健全,其思想没有与知识经济和信息时代的发展脚步向吻合。一些教学秘书人员只注重平日日常的一般性事务,缺乏对信息价值认识,没有意识到信息在当今社会巨大优势以及信息技术为当前高校的教学所带来的变革,不了解信息技术对提高自身工作质量和效率的重大意义。其次,教学秘书人员信息技能偏低。甚至部分秘书无法在计算机上创造性的运用基本的文字、图像、表格处理等常用办公软件,尽管大部分秘书会一些简单的计算机和程式化软件操作和网络应用,却不知道如何将自己的工作纳入整个信息化工作之中,无法在整个教学系统中完整的运用现代化的手段完成信息搜集整理和分析。这无疑对其工作效率和工作质量造成了不小的影响。参考文献
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刘铱.关于秘书信息素质的思考.番禺职业技术学院学报.2003
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