尚未成熟的市场认同
腾邦国际高级副总裁陈树杰介绍说,“差旅费用是支撑业务拓展的必要投入,需要着眼于保证业务可持续发展,并以总成本最优的方式进行管理,其重要作用还在于通过提高差旅审计,发现财务管理中的违规现象,为公司内控提供素材准备。”
通常,企业基于行业标准对差旅管理进行调整,实现良性水平的展现。这其中需要专业的商旅服务商采取必要措施协助企业降低差旅成本,具体措施包括贯彻差旅政策,降低不必要的出差；整合采购资源集中采购,与客户与航空公司、酒店签订三方协议,降低费用的同时提升效率；以及减少紧急采购。当然,不同行业及业务发展不同阶段的指标也存在差异,各企业需要结合本身业务拓展特点,制订相对应的差旅预算和政策,寻找专业的差旅管理公司来辅助执行。
然而,差旅管理目前在国内尚未完全成熟,很多企业对差旅管理的理解是进行机票酒店预订的批发购买,只专注于服务费的打折让利和差旅费用的垫付要求。但国际上成熟的做法是,通常由第三方服务机构预设帮助客户将成本降低达到一定的百分比,如果不能达到预定指标,差异由第三方承担,通过帮助客户达成差旅费用的总成本最低,有效支持业务。
基于误导的存在,很多企业也因此舍弃了差旅管理的精华,舍本逐末地去要求服务商提供月结。需要指出的是,资金垫付支持的模式从根本上有悖于差旅管理的理念：
由于帐期通常很短,资金垫付的利息收入低,收益很少；月结垫付实行公司信用背书的统一采购,需要行政人员审查和财务人员对账,反而加大了管理成本；此外,差旅费用事后入账,成本发生情况不能被精确记录并核算,相应的预算控制与分析、业务资源投放监督等方面存在很大障碍。
夯实差旅管理的支撑作用
按照差旅管理的要求,服务机构应成为客户业务管理的外包执行单位,对员工进行差旅出行提供相应监督和建议。为了更好地实现这一目标,服务机构和客户需要合作完成四个环节的工作：一是数据积累,了解差旅现状,不同的发展阶段差旅费用的配置有所不同；二是制定标准和计划,参考上一个会计周期的收支情况、对应行业及竞争对手的基础数据收集,根据业务发展经营计划确定差旅预算,将资源合理分配；三是与服务机构协商,确定方案执行评价标准；四是建立奖惩制度,与员工达成良好沟通以保证差旅政策的贯彻。
由此看来,差旅管理在成本控制和财务管理层面发挥着重要作用：一是提供数据支持和预算标准；二是财务的预算结算核算方面,通过提前进行报表分析,严格把关,提前预警,实现对流程的把控；三是业务数据和差旅数据匹配之后,实现各部门、项目及外包差旅有效性的对比；四是后台对账核帐,保证财务管理的真实性和准确性。用陈树杰的话来概括,差旅管理承担着探测器和次级调节阀的作用。通过预算核算等方式事先合理配置,事后优化调整,为企业的健康发展提供保障。
鉴于差旅管理的重要程度,公司财务部门在差旅政策制定、差旅制度完善和差旅管理执行的过程中应该注意以下几点：政策的制定需要符合业务特性,不同行业具有不同的特点,发掘业务的规律性和关键资源所在；满足业务需要；服务数据积累；简单易懂,方便贯彻执行。执行过程中,要秉承“立法从严、执法从宽,灵活兼顾”的原则；清楚明确地提出管理要求,保证服务机构业务的开展；并密切关注差旅项和业务项的关系,通过量化要求和季度调整参数等方式保证执行的有效性。
专业差旅管理的时代使命
无论从国际还是国内来看,越来越多的企业已经意识到差旅管理的巨大价值,将差旅管理上升到企业战略管理高度。不同于以个人散客为主要业务群体的服务机构及航空公司提供的差旅服务,专业的差旅管理公司需通过多元化资源的共享和整合,在市场化的前提下,实现优势的最大化。提到腾邦国际,陈树杰强调,作为国内最大的专业差旅服务机构,凭借对中国市场的了解和相对竞争对手更低的成本水平线,它可以为客户提供更多的增值服务；在现有的财务记账和预算的系统下,承接报销核单等事宜,为客户财务管理提供咨询和支持；长远来看,未来通过和大型软件商的合作,进一步帮助客户实现管理层面上的成本控制。
从整体差旅管理市场的角度判断,少数专业服务公司通过收购兼并实现行业资源的优化重组会成为可预期的发展趋势。随着未来经济环境的市场化,大型国企、央企分工精细化,以及民营企业的快速成长,与企业财务系统充分结合的差旅管理将突破简单的预订和核算,向大量非核心工作的拓展和更多增值服务创造的方向过渡。,小五当官
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