关键词:固定资产 管理 效率
近些年来,随着国家财政部《事业单位国有资产管理暂行办法》制订出台,事业单位通过清产核资,加强管理,资产在配制、使用和管理等方面都得到了规范和提高。江苏太湖地区农业科学研究所是一个已有60年历史的农业科研事业单位,历年积累形成的各类资产种类多,原始价值大。2007年,在江苏省农业科学院的统一组织和指导下,全所开展了资产清查工作,并对管理中存在的问题认真分析,查找原因。通过加强管理,落实整改,科学实践,积极推动本所固定资产管理工作朝着制度化、科学化、程序化方向发展,取得了成效,推动了事业发展。
一、过去固定资产管理中存在的问题
在以往的管理中,后勤部门主要负责物资采购,财务部门主要负责资产登记入账,资产交付使用部门后,没有配备专门的资产管理人员,资产在使用、维护、流动、处置和增效等方面出现管理“真空”,造成资产利用效率低下,流失严重。职责不明、管理薄弱、手续不全、处置不力是固定资产管理中存在的主要问题。
1.资产变动手续不完备。过去,我所各研究部门相对独立,资产分布相对稳定,资产流动主要是随着部门调整、人员变动而变动,资产流动不大,但资产流动无手续。2003年,我所实行首次体制改革,重新调整部门设置,并对资产进行了重新分配,由于没有办理资产转移手续,一些资产无法认定来源,也不能确认资产的原始价值,造成各部门盘亏资产无法认定。例如,在2007年固定资产盘点中,盘亏家具总数252件,由于资产流转无手续,加上相似资产相互混淆,无法确定各部门盘亏具体数量,这既不利于资产管理,也不利于部门考核。
2.资产维护保养不重视。固定资产进入使用阶段后,由于对资产的维护不重视,当然也存在经费紧张等方面原因,对一些固定资产没有很好地加以维修,甚至多年得不到维护和大修,导致房屋破损,门窗腐蚀,设备老化。造成科研条件和工作环境长期得不到改善,影响了科研质量,影响了事业发展。同时,试验仪器和科研设施也缺乏维护保养,往往是当试验项目结束后,一些仪器设备被束之高阁,再无人问津,特别是有一些大型仪表设备和科研设施,露天在外,风吹雨打,多年不去维护,很快就失去使用价值,造成了资产损失和浪费。
3.资产报废处置不及时。资产在处置过程中存在脱节现象,一是对有些已不具有使用价值的设备处置不及时,许多资产早已报废多年,但长期丢在仓库里、挂在账面上,未作报废处理;二是有些已处置的资产,处置后没有办理手续,财务未消账,导致账实不符。如对本所越溪房屋、设施等资产的处置,2005年我所与越溪街道签订了拆迁补偿协议,补偿款也已到账,但未对该资产作注销登记。经盘点,有121.51万元的固定资产没有办理报废手续,占实际盘点数13.12%。处置不及时,手续不完备,导致账实存在较大差异。
4.资产安全管理不到位。有些资产因保管不当遭盗窃或遗失,致使国有资产受到损失。农业科研单位有很大一部分科研生产设施和设备置放在田间野外,容易被偷盗。在2007年资产盘点中盘亏固定资产14.66万元,其中因失窃造成的盘亏金额为4.71万元。另外,资料室有部分图书在几年前管理不善,随意堆放,造成遗失,导致盘亏图书2.38万元。
5.资产出租管理不规范。对一部分闲置固定资产,我们主要采取租赁方式收取租金或使用费。由于以往管理制度不健全,管理不规范,资产出租管理手续不完善,合同条款简单,缺乏约束力,加上监管不力,导致资产收益不高,一些资产被随意侵占,无偿使用,资产管理不仅没有实现保值增值,甚至还滋生了腐败行为。
二、资产管理产生问题的原因分析
针对本所固定资产管理中出现的主要问题,我们进行了探讨与分析。我们认为,管理人员不重视,认识不到位、管理制度不健全是产生上述问题的根本原因。
1.资产管理不重视。管理人员对固定资产管理的重要性认识不足,管理不重视是导致单位固定资产管理薄弱的主要原因。一是单位领导不重视。在单位管理工作中,单位领导往往对科研管理、开发创收、财务开支、基本建设、职工福利等方面比较注重,对资产日常管理却常常忽视。二是资产管理人员不重视。有些资产管理人员认为资产都在单位,只要不缺就行,对资产的使用效率、安全完整和保值增值的重要意义认识不足,导致相关环节管理薄弱,资产使用效率低下。三是使用人员不重视。有些人员对单位资产不爱惜,使用保管不当,又不能正确合理对资产进行维护保养,造成资产损坏、损毁,致使单位遭受损失。
2.管理制度不健全。单位管理制度不健全,没有形成科学规范的资产管理制度体系和相应的管理操作程序来规范日常管理也是造成固定资产管理薄弱的主要原因。由于管理制度不健全,日常管理无章可循,致使管理仅局限于“东西在不在,有没有”。管理人员对资产的利用效率、使用状况、经营效益等一概不问,形成了管理松散、秩序混乱,资产受损,效率低下管理局面。如单位在2007年资产盘点中发现有个别人借书数量在50册以上,不少图书的借阅时间超过五年以上的不正常现象,这不仅容易造成图书流失,同时也降低了图书的利用效率。
3.缺乏专业的管理队伍。后勤及其他部门的资产管理人员均由各部门的仓库保管员兼任,没有一支较为专业的资产管理员队伍,资产管理人员的素质和能力不高,不具备会计专业基本知识和固定资产管理基本知识,资产管理人员缺乏管理意识,责任心不强,对资产的基本情况,性能,分布、使用及维护保养等基本知识和管理常识都不清楚,在固定资产管理中仅仅起到仓库保管员的作用,这造成了固定资产相关管理环节的缺失和无序。
4.管理人员害怕担责任。由于资产管理不规范,资产管理部门负责人对资产处置存有“害怕”的思想,怕说不清,怕被人说闲话,怕多事,怕麻烦。于是产生了“宁可烂掉,不要卖掉”的错误思想观念。也有些资产超过单位处置标准,报废必须经上级财政部门审批后才能处理,报批手续繁复,资产管理部门怕麻烦,没有及时报废处置,造成一些资产长期积压,无人处理。另外,有些部门将部分已无使用价值的仪器设备留在实验室装门面,摆样子。许多固定资产实际上早已淘汰,却仍在账面上反映,虚增了资产价值。
三、科学实践,切实加强固定资产管理
为切实加强固定资产管理,形成良好的管理秩序,不断提高资产的使用效率,维护国有资产的安全完整,我们通过健全管理制度、加强队伍建设、推进预算管理等措施推动本单位固定资产管理上台阶、上水平。
1.健全和完善管理制度体系,坚持按制度办事。完善制度,规范管理,切实增强资产管理人员的责任意识,这是解决科研单位固定资产管理薄弱的关键所在。为此,我们根据国家法律法规,结合本地区本单位的具体情况制订完善了《财务管理制度》、《固定资产管理制度》、《房地产管理制度》、《资产出租暂行规定》、《仓库管理制度》等一系列资产管理规章制度,健全和完善了资产管理的制度体系、规范了固定资产采购、入账、分类、使用、流转、报废、入库、处置等管理操作规程,固定资产管理的可操作性增强,有效地提高了我所的固定资产管理水平。同时要求财务人员和资产管理员严格遵守财经法规和单位规章制度,认真贯彻执行《会计法》,增强责任意识,确保会计工作和会计资料的真实和完整,从制度上保证了单位国有资产的安全和完整。2.把好“预算关”,坚持实行政府采购。在财务管理中,坚持资产管理与预算管理相结合,财务部门编制年度预算时,对固定资产购置预算作全盘考虑,坚持部门申请、财务统筹、突出科研、保证急需的原则,从节约资源的角度制定合理的固定资产配置标准,并根据各部门的职能需要,合理安排固定资产购置预算。资产购置坚持政府采购制度,对需要整批购置的设备和资产,坚持以政府采购方式通过招投标进行购买,加强对固定资产进行有效监控,防止采购过程出现违法违规事件。
3.建设固定资产管理专业队伍。为建设一支高素质的固定资产管理队伍,实现固定资产专业化管理,单位各部门均设置固定资产管理岗位,后勤部门配备一名专职资产管理员,其它部门各挑选一名文化程度高、责任心强的工作人员兼任资产管理员,组成资产管理队伍。由单位组织资产管理员学习与固定资产管理相关的法律法规,加强业务培训,学习固定资产管理操作业务流程,并熟悉各类资产的名称、分类、功能、存放、使用情况,提高业务能力,并严格要求资产管理员按照规定流程办理业务,建立固定资产台账,完备实物信息资料,确保账实相符。同时明确责任和奖惩措施,增强资产管理人员的责任心和工作主动性。
4.加强固定资产实物管理。后勤部门建立固定资产实物总账和明细账,并严格按制度规定加强固定资产实物管理。一是建立卡片。对各类资产严格按分类标准分类,建立固定资产卡片,做到一物一卡、卡随物走,及时准确地记录固定资产的类别、分布、流转和使用情况;二是严格手续。对于固定资产实物流转变动,特别是一些单位价值不大,但数量多、流转频繁的仪器、家具、图书等资产,严格按制度规定办理流转手续;三是定期盘点。后勤财务部门组织资产管理人员一年一次定期盘点,并加强核查、确认账物是否相符,及时掌握资产信息。四是加强维护。对房屋、仪器设备、科研设施等固定资产,定期进行维修保养,提高资产的使用效能。五是加强治安。加强值班巡逻,加固防盗设施,防止资产失窃,维护资产安全完整。六是退、调清资。职工退休、调离单位时,必须到资产管理部门办理资产清退手续,及时收回个人借用和配备的资产,以防流失。通过采取以上措施,资产流失情况得到有效控制。
5.加强固定资产报废处置。对废旧设备等资产处置,改变过去“害怕”的思想,坚持大胆处理,慎重处理,腾出空间,更新添置新设备。2008年,我们在中心实验楼和老科研办公楼的维修改造中,清理出大批经查验已无法使用或无使用价值的仪器、设备等固定资产和易耗品。对此,我们按规定履行审批手续,及时处置,之后如实进行资产核销,保证资产价值和账目的真实、准确、完整和有效,对残值收入和转让收入及时入账。
四、规范资产经营管理
对一部分闲置固定资产,通过建立制度,盘活资产,加强核算,规范运作,加强监管,提高资产收益,确保国有资产实现保值增值。
1.盘活资产。我所在过去曾建办有不少企业,到目前为止,这些企业大都已关停注销,留下不少的房产设施,对这些资产,由单位收回后重新出租;另外,我所有不少闲置的住房和办公用房,对这部分资产也进行出租。为此,我们制订了本单位《房地产管理制度》,规定了房产租赁管理办法,并规范租赁合同,以此盘活房产,增加资产性收入,增加固定资产更新维修经费来源。
2.加强核算。加强会计核算,全面真实地反映资产价值和单位租赁收入,坚决杜绝账外循环、私设“小金库”等违纪违规行为的发生。同时按照苏州市财政部门的要求,全部租赁收入作为单位预算外收入,纳入年度部门预算,实际收到租金时,按规定缴纳税费,并将租金全额缴入市财政非税收入专用账户。2009年,苏州市财政审计部门对本单位检查时,未发现有私设“小金库”现象。
3.有偿使用。资产出租使用按国家政策规定坚持实行有偿使用原则,对占有使用的国有资产按一定的方式收取国有资产使用费。科研单位将一部分资产转为经营使用,其实质是利用国有资产实施投资活动。为加强管理,提高资产收益,我所《资产出租暂行规定》明确规定,科研事业单位固定资产属国有资产,必须严格按照国家及省、市有关政策操作,手续完备。资产经营实行市场化运作,合理收取使用费,单位任何部门和个人都不得将国有资产无偿提供给他人使用,确保国有资产实现保值增值。
4.加强监督。为切实维护单位利益,使资产经营得更加科学合理,取得更大的经济效益,单位《资产出租暂行规定》规定,为体现公开、公平、公正,管理部门在资产经营活动中实行透明操作,资产出租的过程和形式都要透明,重大资产出租活动采用公开招标的方式,公平竞争,择优录用,这样有利于职工群众监督。单位纪律监查小组和财务管理部门对本单位资产经营活中的人、财、物进行监督,有效防止违纪违规等权力腐败事件的发生,避免单位利益受到损害,避免国有资产流失。
五、对信息化时代进一步提升固定资产管理的思考
随着信息化技术的快速发展和全面提升,对资产管理工作提出了更高的要求,因此要树立现代信息理念,充分应用现代科技手段,实现固定资产信息化管理。
1.充分利用信息技术实现信息化管理。积极引入通过信息技术产业部门开发的固定资产信息化管理软件系统,通过信息化管理实现资产管理与财务数据资源共享,提高资产管理部门的管理能力和运用效率,减少财务人员和资产管理人员的基础工作量,促进资产管理实现高效管理和科学管理,切实提高固定资产管理效能。
2.充分利用现代科技手段加强安全防范。农业科研单位的区域范围大,地理位置偏,资产分布广,安全管理难度大。因此,要充分运用现代科技手段,通过安装监控设备,加强安全防范,有效防止资产失窃事件发生,减少国有资产损失,同时能节约人力资源,更有效地保障国有资产的安全和完整?
3.全面提升资产管理员的效率意识和信息化水平。进一步加强资产管理人员和财务人员的能力、素质培养和训练,牢固树立高效管理意识,加强资产管理人员计算机运用和软件操作能力培训,增强管理人员的信息化管理知识水平和实际应用操作能力,切实提高资产管理人员的管理本领,提高资产管理和使用效率。
4.加强固定资产管理信息互动。加强信息互动,及时掌握固定资产管理信息,能有效提高资产管理的效率与水平。一是加强与上级资产主管理部门互动,了解政策信息,自动接受监督,完备“非转经”手续,规范资产管理。二是加强单位内部各部门信息互动,及时了解情况,合理配置资源,强化资产管理,提高使用效率。三是加强与业务单位和部门互动,充分利用外部资源,调剂余缺,实现资源共享,降低科研成本,推动事业发展。◆
参考文献:
从资产清查谈农业科研院所资产管理 作者:陆学文《农业科研经济管理》 2008年1期
谈农业科研单位固定资产管理存在的问题与对策 作者:石廷祥《农业科研经济管理》 2006年3期
行政事业性固定资产管理体制创新及评价 作者:徐建光 《云南财贸学院学报:社会科学版》2007年 第5期
论行政事业单位固定资产管理 作者:戴洪健《经济研究导刊》2007年第8期
作者简介:
董建平,男,39周岁,江苏张家港人 大学本科,现从事后勤管理工作,任后勤处副处长,助理研究员。
徐志顶,男,37周岁,江苏苏州人 大学专科,会计专业,现从事财务管理工作,任财务处处长,会计师。,俺组词 加强科研单位固定资产管理的实践与思考
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