新形势 基建档案 管理 环节
基建工程档案是以独立的工程项目为对象,在工程建设中形成的一系列相关文件材料的收集、整理和存档。工程档案往往种类繁杂,而且数量较多,且时间跨度长。因此对工程档案材料的收集、整理、立卷、归档提出了更高的要求,笔者就新形势下基建工程档案管理中应注意的环节浅谈自己的观点。
一、新形势下的工程档案的新特点:
1.涵盖内容广
基建工程从立项到最后的竣工验收涉及的行业多、范围广,包括设计、建设施工、消防、电力、水等环节,近年来由于国家对生态环境的重视和保护,以及对档案资料收集的重视,出台了一系列的《环境保护法》《重大建设项目档案验收办法》等管理规定。
2.时间跨度大
一个完整的基建工程项目要从立项到施工,再到最后的竣工需时间长,跨度大。简单工程最短半年,长的甚至要经过几年时间,这就给资料收集管理工作带来许多困难。
3.经历环节多。重大工程项目不仅涉及到勘察、工可、设计、施工、验收、维修、运营等多个环节,且包括多个子工程、分项、分部等工程。
4.载体形式日趋多样化。基建工程是以一个独立的工程项目为对象进行的,规律性地形成了一系列相关的科技文件。现代化技术不断的发展,在资料产生的过程中,不断产生电子、声像、实物等各种形式的资料,载体形式日趋多样化。
综上所述,新形势下的档案工作不仅艰巨,有特色,而且责任重大。因此各级档案馆因和档案管理员因不断学习,提高思想,认真对待工作,把档案这项有历史意义和使命的工作做好,做扎实。
二、新形势下基建工程档案工作中应注意的事项
加强工程档案的收集、整理、归档工作,提高档案管理中的收集率和利用率,是促进档案事业可持续发展的一项战略措施。
1.全方位动态管理。是指档案工作人员要从工程立项开始就与项目管理部门建立工作联系,定期和不定期的到项目管理部门以及项目建设现场抽查资料收集、整理情况。同时与项目部门负责人建立联系机制,在发现问题的情况下及时向领导反映,并找出解决的办法。
2.建立档案长效管理机制。档案管理工作是工程管理工作中重要的基础工作之一,它在整个单位工作起着十分重要的作用。只有建立有效可行的长效管理机制,才能将项目档案工作抓实抓好,才能适应新形势的档案工作要求。一要提高认识,落实责任。要明确各级档案管理人员的“一把手”是档案管理工作的第一责任人,要一级抓一级,层层抓落实。二要严格制度,规范管理。各单位要根据档案管理的工作要求,结合实际、因地制宜地制定适合本地的各项管理制度、操作规范和工作要求,并严格按照规定抓好落实,做到以好的制度来规范工作,促进工作。三要立足长远,常抓不懈。档案管理工作是一项需长期坚持的工作,只有坚持常抓不懈,才能不断提升档案管理水平。要将平时抽查与定时检查相结合,要将工作与考核相结合,促使各级领导将档案管理工作作为一项重要的基础工作来抓,杜绝“失职”、“渎职”现象。
3.加强档案队伍建设。要提高档案人员素质,就必须按照专业化、现代化的要求,着力培养“既懂档案业务又懂信息技术”的复合型人才。为他们创造更多的学习机会,提高业务水平。
三、工作中实际操作
根据以上所阐述的,具体分析如何操作:
1.先期介入,控制为主。每一个工程的建设都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同的部门。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务,所以必须落实好各单位、各部门的责任。因此在工程准备阶段,建设单位首先要贯彻精神,把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传。为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按要求收集齐全,建设单位首先应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任,做到以预防为主的重点。
2.抓住重点,明确范围。总的来说,每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段,而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如,在工程准备阶段有立项文件、建设用地审批文件、勘测设计文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管理机构文件等;在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制和监理总结等;在施工阶段有土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件等;竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等。不过,对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个阶段所产生的文件资料又有所不同。因此要把握重点,抓住主要环节。
3.提高认识,加强培训。一是,要提高各档案馆对新形势下档案工作重要性的认识,从思想上强化服务意识。二是,加强对兼职档案员和档案管理人员以及施工单位档案管理人员的培训,提高业务素质。三是,加强档案宣传力度和档案法制建设,对严重影响基建档案质量的,就要追究相关人员的责任。
总结上述,在新势下的基建档案管理工作要有新特点、新要求,这样才能满足基建档案的需要,从根本上杜绝丢失、遗漏资料等现象的时常发生,为各个单位在未来基建工程上的改建、扩建工程打下扎实的基础。同时各级档案部门要主动适应新形势、新任务的需要,以服务为宗旨,以创新为动力,以构建覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系为重点,进一步解放思想,开拓进取,不断开创档案工作的新局面。
参考文献:
《浅谈淅形势下公安档案工作存在的问题》 宁波档案网,档案工作第3期,浅谈新版权法 形势下基建工程档案管理中应注意的事项
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