财务部经理 业务 人员 部门管理
关于管理的含义,从不同的侧面有不同的认识。如认为管理是协调、管理是一种人际关系、管理是决策、管理是领导、管理是科学、管理是安排、管理是管理者所做的事等等,不一而足。但从管理的字面意思来理解,“管”指管人,体现管理者的权力,“理”指理事,体现管理者的责任。合二为一,“管理”即为管人理事,是权力与责任的结合。
在较大规模的企业中,财务部门一般是单设的独立部门,无论称其为财务部、资产财务部、财务资产部、财务会计部、计划财务部、计财部,还是财务处、财会处、计财处,其基本的职能一般包括会计核算、会计监督、财务管理、财务分析、财务预算等方面。为便于讨论,以下对财务部门的负责人统称为财务部经理。作为财务部经理,在企业中属于中层管理者,既要面对具体操作和技术问题,又要考虑决策和制度选择等问题,还要具备人文技能。那么,作为财务部经理,如何加强部门管理呢？笔者结合多年来的工作实践,与各位读者一同探讨。
一、从开展业务的角度出发
1.熟悉本企业的生产经营活动,建立适合本企业实际情况的核算系统,真实准确完整地反映企业的各项活动。一个企业的业务可以粗略地划分为生产活动和经营活动
2.建立和完善各岗位的工作职责,并根据变化的情况不断调整
为便于各岗位开展工作,同时也为了按时完成企业赋予财务部门的职责,财务部经理应以书面形式制定各岗位的工作职责,并发送到每位员工的手中。在工作职责中,明确规定各岗位的工作内容、质量要求、完成时间等内容,也作为每月考评的一项内容。在工作内容或完成时间等发生变化时,要及时更新。
3.向公司领导和其他部门提供优质服务,共同完成公司的工作
财务部门归根结底是一个服务部门,不直接创造价值,而是为其他部门、为公司领导提供优质服务,包括服务速度的快慢、服务水平的高低。在财务部门的日常工作中,有的纯粹是部门内部的工作,比如装订凭证、打印账簿,有的涉及其他部门的工作,比如报销差旅费、对外付款。在工作的先后顺序上,要求各岗位先完成其他部门的工作、再作本部门的工作,“先外后内”,减少对方的等待时间。同时,明确对方的需求,比如对方需要统计数据,要与对方明确何时需要、时间跨度等等,尽量在最短的时间内提供。在服务方式上,要转向简化报账手续等深层次服务,在服务手段上,逐步转向网络服务。财务部经理要加强与其他部门经理的沟通,尤其是人力资源部门、销售部门、生产部门,实现信息共享。
作为财务部经理,应紧紧把握资金和利润两条线,随时关注资金余额,掌握利润的实现情况,及时向公司领导汇报,利于公司领导决策。
4.加强与会计师事务所、税务部门、审计部门、金融机构的联系,为公司树立良好的形象
财务部门的工作成果,不仅要满足单位决策层的内部需求,还要满足政府部门、投资人、债权人等外部的需要。报表的年度审计,涉及与会计师事务所联系；公司实现的各项税款,要与税务部门联系；从银行贷款,涉及到与金融机构的联系。如果企业是集团所属的子公司,还要经常与集团公司财务部门的沟通,尤其是子公司在集团统一的会计政策下开展工作,更是如此。笔者的感受是无论与哪个部门打交道,都要做到积极主动、不等不靠,能提前办理的决不拖着办。
二、从人员管理的角度出发
1.不断加强会计职业道德教育,树立爱岗敬业的精神
从一定角度上讲,财务部门的工作需要很高的责任心来完成。我们经常讲,不要把生活中的情绪带到工作中来,但真正做起来却很难。要从改变员工的观念出发,因为员工的心态决定着企业的命运。
2.营造学习氛围,努力建设学习型部室
财务部门作为公司各职能部门的一员,应该融入公司的团体氛围中。财务部经理要及时传达公司的各项规章、制度、办法,与员工一同学习。 对于会计这一专业来讲,需要一定的技术含量。 在学习业务知识的同时,还要不断加强员工思想意识方面的学习。比如近年来畅销的励志类光盘或书籍《赢在执行》《细节决定成败》《没有任何借口》《工作即做人》《你在为谁工作》等,从观念上对大家进行更新,树立正确的工作态度。
3.适时进行岗位轮换,提高每个人的业务能力,进而提高整个部门的工作效率
《会计基础工作规范》第十三条规定,“会计人员的工作岗位应当有计划地进行轮换”。会计轮岗制利于加强内部监督,防止会计人员滋生腐败现象；利于加强会计人员的相互协作、团结进取,确保会计资料的及时性；促进会计人员不断学习,利于业务素质的提高。
另外,在会计轮岗后的初期,新上岗的员工由于业务不熟练,心理压力比较大,出现错误的概率较高,财务部经理要充当教练的角色,在提供业务指导的同时,做好思想工作,鼓励其大胆开展业务,不怕出错,出现错误后及时反馈、及时改正,以后避免再犯类似的错误。
4.定期与每个人进行考评,加强沟通
根据马斯洛的需要层次论,人类有五种基本需要,即生理、安全、社交、尊重、自我实现。对员工的多种需要加以归类和确认,针对未满足的或正在追求的需求提供诱因,进行激励,同时更加注重高层次需要的激励作用。
财务部经理应充分了解每位员工的需要,因人而异。可安排在每个月的固定时间,给每位员工半小时左右反映问题,最好是与每位员工面对面的沟通,比较有针对性。在倾听员工的意见、建议的基础上,将好的建议应用到工作和部门管理中去,对其有疑惑的地方进行解释。
我们不可能给管理幅度规定一个理论上的最佳数字。对于业务量比较大、会计人员比较多的单位,考评可能要占用较多的时间。建议可以将财务部门的业务分为若干小组,比如账务组、成本组、资金组等,每个小组设1名组长,由财务部经理直接对组长面谈,再通过组长管理本组的员工。
以上从业务和人员两方面探讨了如何进行部门管理,作为财务部经理,必须加强自身学习,不断提高个人素质,而且在对员工进行管理时,要尽量做到一视同仁、公平公正,才能利于开展工作。
参考文献:
王利平王海洲主编:《管理学原理教程及学习指导》.高等教育出版社,1999
吴振岭:浅谈会计轮岗制的意义.《工业会计》,2002,论财务部经理如何加强北京电子科技学院录取分数线 部门管理
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