信息化系统；会计工作；推动
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1 全面提升信息化系统是物资管理和会计工作的需要
1.1 集团业务壮大的需要
随着集团公司的扩张和集团内部物资供应制度的改革,按照集团公司集中采购、统一管理的要求,物资公司作为集团的一个职能部门,主要承担集团所有矿区生产、安全所需物资的采购、管理、供应业务,对外它是灵活的市场经济,对内是严格计划经济和全面预算的业务管理,它将实现横向涉及各供应商以及市场有关信息,纵向将实现及时传递各矿的物资动态信息,使集团的各业务部门实现资源共享和业务流程系统的效益最大化,为管理人员和各级领导分析、判断、决策提供科学依据,可见没有高效系统的信息化管理显然是不能适应目前形势的。
1.2 物资管理的需要
物资公司所属集团是一大型的企业集团,物资公司承担着集团下属二三十个生产矿、公司以及基建单位的物资供应,物资分为十八大类几千个品种上万个规格。目前的管理体制显然对生产经营活动所需的各种物资计划、采购、库存地点、库存量等情况不能做到很好的掌握,需要有一套完整的系统,从计划、请购、审批、进货、仓储、销售、配送等一系列流程的全盘管理与控制。
1.3 会计工作的需要
以前会计人员核对单据全靠手工进行,没有任何便捷的途径可走。由于物资采购量大、品种多,至少需要一天时间,有时还会出现丢单子的现象,给财务工作带来极大不便,增加了财务人员的工作量,使财务人员无法从单纯核算中解脱出来,更无法实现由核算向财务管理与监督功能的转变。
1.4 价差摊销与返还的需要
物资公司作为一个物资统一采购部门,每到月末,需要按将计划价核算的材料成本差异返还给集团其他分公司与子公司,因物资品种多,无法实现价差的单品种规格核算,只能按部门计算出一个综合价差率,领用任何材料都乘以这个综合价差率,使得领用单位的材料不能真实地反映出实际价格,从而影响生产矿的吨煤成本,特别是个别材料成本涨价降价迅速,市场价格与计划价格严重背离、计划价不能随意频繁调整的情况下显得更为突出。这就需要一套完整的物资信息管理系统来自动实现价差的一一对应。
2 全面提升的信息化系统的内涵
全面提升的信息化系统是用友公司结合物资公司的具体情况推出的一款高端信息化产品,主要是把物资管理与会计工作结合起来,把物资管理的各个环节有效地在一个完整的系统中实现链接,把会计工作的核算、查账、分析等运作得简便快捷。
3 信息化系统在物资管理和会计工作中的具体实施
3.1 供应商的管理模块
根据公司现行采购业务流程与关键需求分析,考虑物资信息化系统应用,规划供应商管理的主要内容包括：供应商基础信息动态管理、采购业务执行监控、供应商选择、供应商历史交易信息查询与统计分析、供应商评估、供应商分类、供应商档案管理、供应商供应存货关系维护、新引进供应商管理、供应商业务冻结和解冻等。
3.2 采购合同管理模块
采购合同管理主要包括：采购合同类型设置、采购合同版本规范、采购合同审批管理、采购合同执行与执行情况统计分析。信息化系统应用后采购合同审批方式主要有两种：全面网上采购合同审批和纸文档的采购合同签批,签批通过的采购合同录入信息系统中进行后续的管理。
3.3 采购业务模块
采购员根据采购计划生成采购订单,订单选择供应商、厂家、产品数量、价格、到货地点、到货仓库。采购员对采购订单进行审核,到货后,质检部根据采购订单生成到货单,并录入合格数量、证书类型、证书号,并审核到货单,打印出到货明细交仓库保管员。仓库保管员根据到货明细对实物验收入库,在系统中对采购入库单录入实收数量,并对单据进行签字确认。采购员对当月的消耗进行汇总,根据当月消耗汇总通知供应商开具发票,并在系统中录入采购发票,采购员持采购发票及消耗数据到财务报账,材料会计根据发票号在系统中审核应付单,生成总账凭证。
3.4 批料与托收模块
供应单位向供应站移库由专业科室批料员根据查询出的计划在内部交易中增加调拨订单；调拨订单保存后进行审核操作生成含应发数量额度调拨出库单,专业科室打印出调拨订单并交与批料人员,驻矿站批料人员凭打印出的调拨订单到仓库领料。仓库保管员根据调拨订单号在库存管理查询出对应调拨出库单,进行修改后填写实发数量及供应商并对出库单进行签字打印。驻矿供应站保管员收到货后查询调拨出库单单据号,生成调拨入库单,填写实收数量后签字确认。
3.5 存货核算模块
存货的收发主要通过采购系统、库存系统、销售系统、内部交易系统进行业务处理,经过相关签字、结算等操作自动生成存货相应的单据。本信息系统要具备存货调整、退料及存货入出库成本计算,以及所有存货核算单据经过成本计算后,自动传递会计平台生成会计凭证的功能。
3.6 计划价调整模块
计划价调整单用来调整存货的计划价,在存货系统中填制。计划价调整单在成本计算时,会影响物料生产档案上对应存货的计划价,同时会影响结存计划金额和结存差异。
3.7 价差分摊模块
月末,机器存货核算系统将自动计算材料成本差异率,并依此差异率自动生成的当月销售材料差异结转单,根据领料单位领用的品种规格将价差分摊到各领料单位,合理地进行价差摊销与返还。
4 全面提升的信息化系统的实施效果4.1 全面提升的信息化系统实现了数据资源共享
使物资按标准的物资采购流程运行,从生产矿编制月度计划、集团领导会议审批、专业科室组织购料、仓库验收入库、驻矿站申请批料、配送中心配送货物等全过程的上机运行,随时可以查到物资供应工作进行到哪个步骤了。每个步骤都有不同的人员审批和签字,这样形成了相互监督、相互管控的管理模式,如果一个部门出了问题,其他部门都能及时发现,避免了徇私舞弊现象的发生。各相关科室领导也可以随时查阅工作的进展。哪个环节停滞了,可以通过平台发布消息的方式通知相关部门及时办理业务,使工作衔接有序。
4.2 全面提升的信息化系统有利于仓库精细化管理
通过系统,可以随时查到各种物资的库存情况、进货日期、存放地点、进货价格、计划价格等相关信息,可以随时统计出哪种库存物资到了最低库存点。各种物资的进货都需要根据生产矿的计划进行,避免了盲目采购,造成存货积压,减少了存货资金的占用。
4.3 全面提升的信息化系统节省了库存物资的盘点时间
库存物资的盘点工作以前一直是物资供应分公司的一项繁重耗时的工作,工作的特点决定了盘点的不经常性,一般都是在年终进行。全面提升的信息化系统运行以后,可以做到随时盘点、抽查盘点、全面盘点,仓库保管员打出库存物资明细账,按照上面显示的库存地点随时对自己保管的物资库存情况进行盘点,时刻做到心中有本明白账。
4.4 全面提升的信息化系统把会计人员从每月对验单料单繁重工作中解放出来
物资信息化后验收入库直接在电脑中查出,入库了保管员就在上面签字,不签字的单据就打印不出来,这样既不会出现遗漏,也不会出现重复。
4.5 全面提升的信息化系统完善了材料成本差异的计算与返还
物资系统信息化后,材料成本差异按单个产品规格单独计算价差率,单独结转,使各单位领的材料按实际价格进行了转移。
4.6 全面提升的信息化系统实现了会计人员从核算向财务管理和监督职能的转变
以前会计人员被大量的会计基础核算工作束缚着,没有时间站到更高角度进行财务管理分析和监督,物资系统信息化为会计人员节约了不少时间,使得会计人员更加注重财务管理,财务数据分析,实现了对基层财务工作的监督,提高了会计人员的业务水平。参考文献：
蔡安妮.关于我国税务信息化建设的研究和思考.中国市场,2013.
李晓蓉,张翊晟.基于可持续发展的企业会计信息化建设.中国市场,2012.
欧阳玉湘.浅析我国政府信息化建设.中国市场,2009.,浅议从容不迫的意思 全面提升的信息化系统对会计工作的推动
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