关键词:应收账款 内部控制 风险控制 对策措施
中图分类号:F275.2 文献标识码:A
文章编号:1004-491405-167-02
在现代市场经济中,随着竞争的日益激烈,信用关系或信用方式已成为社会经济运行的主要形式,而伴随信用销售方式而来的,必然是越来越多的应收账款。根据有关部门调查,我国企业应收账款占流动资金的比重为50%以上,远远高于发达国家20%的水平。企业之间相互拖欠货款,造成逾期应收账款居高不下。在发达市场经济中,企业逾期应收账款总额一般不高于10%,而在我国这一比率高达60%以上,应收账款若不能及时收回,势必造成企业资金周转困难,影响企业资金的使用效率,甚至产生财务危机,加大企业经营的风险。美国一家公司的调查结论是,70%的公司破产是由于企业内部控制不力所致。而应收账款又是企业内部控制所关注的重要业务事项和高风险领域,建立系统、有效的应收账款内部控制制度是企业加强资金周转,提高资金使用效益,保护财产的安全完整的重要手段。
一、应收账款的内部控制制度
信用政策控制制度
1.进行客户资信调查。对客户的资信状况不了解,盲目赊销是造成应收账款风险的重要原因之一,许多客户把企业的应收账款作为一种“无息贷款”,长期占用,久拖不还。因此,企业在经营过程中应广泛搜集有关客户信用的资料,对客户的资信展开全面调查,包括客户的资产状况、财务状况、经营能力、偿债能力、以往业务记录、履约信誉等,建立客户档案。一是可以通过企业的营销人员及相关人员对客户进行实地考察,进行面对面的直接调查;二是可以通过与该客户往来的其他单位交换有关信用资料;三是通过对该客户进行监管的职能部门如工商行政管理部门、银行、财税部门等间接地了解其信用状况。通过资信调查,使企业对客户比较全面的了解。
2.确定客户资信等级。企业可根据资信调查所搜集到的客户信用资料,运用科学分析方法,如:采用“5C”评估法、信用评估法等方法,对客户的资信进行综合评定,确定客户的资信等级。
3.制订合理赊销政策。企业应根据不同资信等级的客户,结合实际情况,制订适合自己可控制风险的赊销政策,如:有担保的赊销。企业可以在签订合同时,在合同中规定,客户在赊欠期内提供担保,如果赊欠过期则按合同承担相应的法律责任。条件赊销。应收账款发生坏账的风险与赊欠期的长短密切相关,企业可与客户签订附带条件的赊销合同,在赊销期内货物的所有权不发生改变,客户只有在货款全部结清后才能取得所有权,若不能偿还欠款,企业则有权收回货物,弥补部分损失。
日常管理控制制度
1.建立赊销审批制度。企业应明确赊销的审批权限,分别规定各销售业务部门、业务经理可批准赊销的限额,超限额的须逐级报经上级经理或总经理审批。这种分级管理的制度既明确了各业务部门的权限和职责,又有利于把赊销业务控制在合理的限度内。
2.建立台账管理制度。企业应当按照客户设立应收账款台账,详细记录内部各业务部门以及各个客户应收账款的发生、增减变动、余额及其每笔账龄等财务信息,定期编制应收账款明细表,向企业管理人员和有关的业务主管部门反映应收账的余额和账龄等信息,提请有关责任部门采取相应措施,减少资产的损失。
3.建立催收责任制度。企业应当落实内部催收款项的责任,内部各业务主管部门对到期的应收账款,应当及时提醒客户依约付款,对逾期的应收账款,要采取多种方式进行催收,并将应收账款的回收与其业绩考核、奖惩挂钩。对于造成逾期应收账款的的业务部门和相关人员,企业应当以恰当方式予以警示;对于造成坏账损失的业务部门和责任人员,企业按照内部管理制度扣减其奖励工资。
4.建立年度清查制度。每年年终时,企业应组织专人全面清查各项应收账款,并与债务人核对清楚,做到债权明确,账实相符,账账相符。同时,对企业的应付账款一并清查,对既有债权又有债务的同一债务人,应付该债务人的款项,从应收账款抵扣,以确认应收账款的真实数额。
财务管理控制制度
1.总额控制制度。企业财务部门根据每年的生产和销售计划、经营策略等因素,确定当年的赊销总额;对与自己有经常性业务往来的客户,通过付款记录、账龄分析及平均收款期判断客户的还款能力,结合评定的资信等级,确定客户的最大赊销金额,以控制赊销的总规模。特别对那些往来多、金额大或信用较差的客户更应加强总额控制,不得超限额赊销,以免发生坏账。
2.对账管理制度。对账工作也是应收账款风险控制的一个重要环节,许多客户往往以账目不清为由,拖延甚至拒付货款,因此企业必须重视和改进对账工作。内部对账。企业财务部门应按月向营销业务员提供应收账款分户往来明细表;营销业务员按照客户设置台账,序时记录每笔业务的开票与收款,定期与财务部门提供的明细账进行核对,出现不一致时,双方应及时核对,查明原因,调整记录。外部对账。营销业务员根据与财务核对一致的台账,定期与客户进行核对,取得对方确认并签章的对账单,作为双方对账的原始依据。这样就可使营销业务员参与到应收账款管理工作中来,强化其应收账款回收的责任心。
3.坏账管理制度。由于应收账款的大量存在,企业发生坏账损失是不可避免的,因此,企业应加强对坏账的管理。在会计核算方面,企业应遵循谨慎性原则,合理估计可能发生的坏账损失,建立坏账准备金制度,减少坏账造成的损失。同时在清查核实的基础上,对确实不能收回的应收账款应当作为坏账损失,及时进行处理。对处理的坏账属于逾期3年的应收账款,应当实行账销案存,继续保留追索权。
责任监督控制制度
1.明确责任中心。业务部门、业务员为了片面追求完成销售任务而强销盲销,使应收账款大幅度上升,加之内部责任不明,导致应收账款的大量沉积,使企业背上沉重的包袱。因此,企业应加强对业务部门的管理,以每个业务部门作为一个责任中心,明确其职责,对应收账款的发生、核对直至清账实行终身负责。一旦发生呆账,就根据谁经手、谁审批、谁负责的原则处理,按内部制度进行惩处,其呆账金额由相关责任人员共同承担,从其年度销售奖金中扣除,年度销售奖金不足扣除的,结转下年度扣除,直至扣完为止。
2.加强审计监督。企业应建立销售业务专项审计制度,定期或不定期地对业务部门,特别是对外设分公司、销售业务部门办事处等经营机构进行审计。通过审计,能及时发现在销售管理和外设机构管理上存在的问题和漏洞,防止因管理不到位而出现挪用、贪污等现象,造成应收账款长期挂账。
二、应收账款风险的防范措施
1.根据客户资信,适当运用结算方式。为有效地防止应收账款风险,减少坏账损失,企业应当在开展市场调研的基础上,合理调整商品结构,并根据客户的资信状况,选择适当的结算方式。对紧俏的、热销的产品,尽量采用现销方式销售,对积压、滞销的商品,合理运用赊销政策;对资信等级较低的客户或一般客户可采用银行汇票、银行本票、支票、小额现金等结算方式,对信用等级高的客户可采用商业汇票等形式,以控制应收账款的规模。2.加强赊销管理,有效降低坏账风险。有销售才有市场,不能因担心赊销易发生坏账,而惧怕使用赊销方式,企业发生赊销业务时,应合理运用签订的合同,加强赊销业务的管理,规避应收账款风险。企业在与客户签订合同、协议时,除要求客户按照合同规定履行付款义务外,还可以在合同中设置担保措施。要求客户支付一定数额的定金、以一定的财产作抵押等;也可以附加赊销条件,如:在赊欠期加收利息、规定只有在客户全部款项结清后才能取得商品的所有权等防范措施。对赊销业务,企业尽能取得索债凭证,在客户久拖不还的情况下,可以通过诉讼等法律途径加以解决,有效降低坏账风险。
3.制订收账政策,合理运用折扣优惠。在实际经营过程中,企业对逾期尚未付款的客户应采用适当的收账政策收取应收账款。若收款政策过严,虽可减少坏账损失及应收账款拖欠的资金被占有的机会成本,但也会增加收账费用;反之,可发生较少的收账费用,但却又会增加应收账款的机会成本和坏账损失。因此,企业应制订最佳的收账政策,在增加收账费用与减少坏账损失及机会成本之间权衡,使收账成本最低,企业效益最大。同时企业应合理运用现金折扣优惠,刺激客户及早付款,以加速资金周转,减少坏账损失。
4.利用金融市场,加速应收账款融通。企业可以利用现有的金融市场,将在经营过程中形成的应收账款向银行或其他金融机构转让,以筹措资金,加速资金周转。常见的应收账款融通的方式有两种:一是应收账款抵押。企业以应收账款作为抵押,向银行或其他金融机构借入资金,在收到客户支付的欠款时再如数归还银行或金融机构。二是应收账款的让售。企业将应收账款出售给从事此项业务的代理机构以取得资金,代理机构按应收账款净额的一定比例收取手续费,从预付给企业的款项中扣除,客户归还应收账款时直接支付给代理机构。应收账款的让售又可分为无追索权的让售和有追索权的让售。在无追索权让售方式下,代理机构承担应收账款的风险;在有追索权让售方式下,如客户到期限无法偿付,代理机构有追索权,企业应承担偿付的责任。企业可以根据自身的实际情况,选择相应的应收账款融通的方式,减少风险。
5.加大清账力度,确保资金及时回笼。企业应重视清账工作,以业务部门和营销业务员为责任中心,将清收呆账纳入业务部门和营销业务员的年度考核指标体系中,按内部管理制度进行奖惩。在呆账产生后,企业应在区分责任的前提下,认真分析呆账产生的原因,针对不同性质的客户,分别采取不同的清账方法。对有偿付能力而故意拖欠的客户,采取上门追讨、驻厂催要等方式,必要时可以诉诸法律,通过法律手段清收;对确实无力支付的客户,可以通过双方协商,以物抵债、债权减让等方式清收,以确保资金及时回笼。
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