关键词:内部审核;有效性
一、做好审核的策划和实施
做好审核方案的策划,是确保审核项目有效实施的前提
要想有效地实施审核,必须做好审核方案的策划和实施。这包括从策划到实施、检查和改进的全部审核活动。具体应包括审核的目的、审核范围、审核依据、审核内容、审核时间、审核组成员等。特别是审核组成员的配置是否符合需求、审核时间与受审核项目是否恰当,都会影响到实施的有效性。
选择切合实际的内审方式
实施审核主要有两种形式,即集中审核和滚动审核。采取哪一种审核形式更适宜,更有利于提高内部审核的有效性,应依据企业的产品、过程、体系特点和企业的审核能力而定。
正确理解审核准则,并注重审核准则的全面性、完整性
审核准则不全面、不完整,势必影响审核的有效性。审核准则不仅要全面,还要防止由于理解不准确形成错误的评价,如果脱离标准的要求,以自己或行业习惯和经验作为评价体系的依据;脱离企业实际、机械教条的应用标准等。
提高内审员的审核能力
审核人员的素质,直接影响审核的有效性。因此,审核组在每次审核前应当有针对性地组织内审员学习与受审核产品相关的法律法规,为正确应用审核准则创造条件。另外,要严格按照ISO19011:2002《质量和环境管理体系审核指南》实施审核活动。
事先编制好内审检查表
检查表作为审核员的工作文件,其作用主要保持审核目标的清晰和明确,使审核程序规范化,减少审核的随意性和盲目性,同时可以帮助保持审核进度,防止时间过松或过紧。
二、按照过程方法进行审核,并突出对主要过程的审核
管理体系建立在过程的基础上,实施管理体系审核,即是对构成体系的各个过程进行审核。这包括对过程策划、实施、检查和处置的审核。过程不是目的,结果才是关键。审核一个完整过程,体现了关注审核过程的有效性,也为管理体系评价的有效性创造了条件。
三、应用“PDCA”方法实施审核
企业每开展一项活动,都应有规定,并按规定实施,然后对结果进行检查,最后对检查的结果进行分析,依据分析结果实施改进。将“PDCA”思想运用于企业管理体系的内部审核,可大大提高审核的有效性。采用“PDCA”审核方式,体现了ISO9000:2000标准持续改进的管理原则。
四、全面、客观地查找审核证据,召开内部会议,做出适当的审核结论
查找审核证据
内审员首先要从大量信息源中获得审核证据,再将审核证据对照审核准则得出审核发现,综合所有的审核发现并考虑审核目的后进行评审,得出对管理体系的审核结论,因此说,客观、全面、准确地获得审核证据,是确保管理体系审核有效性的关键环节之一。
开好审核组内部会议,做出适当的审核结论
鉴于一体化审核的复杂性和特殊性,审核组内部的联络与沟通尤为重要。审核前,应召开一次审核准备会,明确每个内审员所负责的部分以及相互之间的协调,尤其是注意那些涉及多个管理体系的过程。为确保内审员对审核结果认定的公正、准确性,在对受审核方的现场审核基本完成后,内审组在每天现场审核完成后要召开审核组内部会议。经过交流和全体内审员的讨论,综合评价,最后由内审组长确定不合格项,以及可以识别的改进机会和发展趋势。
五、关注审核后续活动的实施
纠正措施的制定
审核部门给受审核部门提出一些不符合项,受审核部门针对这些不符合项进行原因分析,由部门负责人制定纠正措施并提交管理者代表批准。纠正措施必须依据企业的实际情况进行纠正,对不符合项的产生原因开展调查,举一反三。要想从根本上解决审核中的不符合项,企业内审员必须把握住受审核部门存在的关键问题,对受审核部门的标准和要求理解透彻。那么对受审核部门进行复审或者对其部门负责人进行再教育时就可以采用对应措施。
纠正措施的跟踪验证
检查的目的就是为了改进。只有进行持续的内部审核,企业才能针对不符合项整改,才能不断提高企业的生存能力和发展能力。如果内审部门不能按期对不符合项进行整改,必须向管理者代表提出延期整改计划。否则,受审核部门就应该对不符合项制定纠正措施计划并予以实施和记录,并报告审核组。另外我们还应注重不合格纠正措施的长期效应,对涉及人员习惯的操作性不合格,应在验证合格之后继续给予关注,防止此类不合格的重复发生。
总之,内部审核是一项系统、细致的工作,既不同于认证审核,也区别于供方审核。只有密切结合公司各项管理业务的实际,搞好管理体系内部审核,才是企业不断提升整体管理水平、持续稳定发展的有力保障。
参考文献:
1、 质量管理体系基础和术语. ISO9000:2000.
2、质量管理体系要求.ISO9001:2000.
3、质量和环境管理体系审核指南.ISO19011:2002.
4、环境管理体系要求及使用指南.ISO14001:2004.
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