企业应收账款形成的原因有：企业开拓市场和市场竞争的原因；风险意识差,盲目赊销；企业内部考核控制不严谨,管理不科学。
一、企业对应收账款管理的分析
林凯化工集团的主要业务是生产和销售有机、无机化工产品、合成橡胶、染料及染料中间体、化肥及其他化工产品等。2002年公司实现主营业务收入为人民币4.03亿元,与2001年同期相比上升26％,但应收账款为7500万,应收账款的比例为18.6％；2003年销售3.86亿元,同比下降10.5％,可应收账款却增至1.004亿元,增加34％,是资产中增长最为迅速的项目,与行业内其他公司相比,林凯化工2003年中期的应收账款总量和增速均为最高。随着市场的竞争激烈,利润率越来越低,公司现金流量日益紧张,这a才引起高层的重视,开始加强对应收账款进行分析和控制。
1. 从销货方的角度分析。林凯化工企业主要存在有以下几个方面：①企业的经营观念尚未转变。一些企业单位存在着一味抓生产、重产值、抓销售、重收入的观念,而忽视了对资金的管理。②经营者片面的追求高收入、高利润,盲目赊销,使其不能正确处理好眼前利益与长远利益,局部利益与全局利益的关系,最终造成资源的极大浪费。③相关职能部门的责任不明确,考核不到位。在一些企业里,对营销部门工作重点的界定,一方面是怎样去调查了解市场、开拓市场、占有市场,进而提高市场占有率；另一方面采取销售额作为考核营销部门的指标,销售额与营销业绩挂钩的办法,这使得营销部门只抓市场和销售,对销售回款则不重视。再加上财务部门对客户的欠款信息不及时反馈,使销售回款指标没有真正落实到具体的部门,由此造成各部门的责任不明确,周而复始,应收账款数额高居不下。④企业对设立的销售分支机构管理力度不够。大部分企业为开拓市场并迅速占领市场,在本地和外地设立了专门的销售分支机构,并且形成了相当规模的遍布各地的销售经营网络,这对加大销售的力度起了很大的作用,但由于对应收账款催收的制度尚未建立和完善,使销售机构占用大量的已销货款不能及时收回。
2. 从购买方的角度分析。主要原因有以下几个方面：①购买方暂时未能付款。这里又分为两种情况,一方面是由于购买方的信用未到期,如分期付款所形成的销货方的应收账款。另一方面,信用到期但购买方由于遇到困难,资金周转不过来暂时不能还款。但是其以后的经营财务状况表明企业有能力还款,销货方可以延长付款期限或者修改信用等来帮助购买方渡过难关。②购买方无法付款。这是因为购买方企业经营不善,濒临破产、清算造成的,这部分是造成企业应收账款的呆账、坏账的主要原因。③购买方有款不付。这主要是因为购买方缺乏信用意识造成的。拖欠货款,对购买方来说利远大于弊。一方面企业可以利用这一部分资金进行再投资活动获得更多的资金收入,同时有利于企业的资金周转顺利进行,而购买方拖欠货款得到的惩罚无非就是信用名声不好。
3. 从社会的角度分析。这是关系到整个社会信用问题,追究其原因,有其历史的一方面,但主要原因是由于我国实行市场经济体制的时间短,经济立法不健全,一些不法分子利用可乘之机恶意诈骗货款的现象时有发生。在执法上,受地方保护、关系网及执法人员素质等多方面的影响,惩罚力度不够,这也是造成应收账款存在的原因。
二、林凯化工企业对应收账款的控制
销售收入的增长可能只给化工企业带来了账面利润,而不能带来维持经营、扩大生产规模所必须的现金流入。随着应收账款数额的持续不断发展和商业信用的进一步推行,应收账款占流动资产的比重明显增加,对其管理是否有效决定着化工企业生产经营能否顺利进行,所以必须加强对化工企业的应收账款的控制。
1. 了解资信状况,划分资信等级,制定相应的信用政策。在实行赊销业务前先对购买方的偿债能力与信用状况进行调查并做出判断,通常采用“5c”系统进行评估,信用“5c”系统是指信用品质、偿付能力、资本、抵押品和经济状况等五个方面。这一系统代表了信用风险的判定因素,要做到客观、准确的判断,关键在于能否及时掌握客户的各种信用资料。这些资料主要有以下几个方面：①财务报表：客户索取或查阅近期的资产负债表和损益表等报表。这些资料是化工企业进行分析评估最重要的信息,企业可据此对赊销对象的资产流动性、支付能力以及经营业绩等诸方面的各项比率进行详尽分析并做出判断。②银行证明：由客户的开户行出具一些有关其信用状况的证明材料。企业通过这些材料可了解到客户的存款余额、借款情况和结算情况。此外,银行和其他金融机构定时公布的一些企业的信用等级,亦可收集起来,作为企业评价赊销客户信用标准的参考。③企业间证明：企业的每一客户对外会同时拥有许多供货单位,所以企业可以通过与同一客户有关的各供货企业交换信用资料。比如往来年数、提供信用的条件、数额以及客户支付货款的及时程度等证明。
2. 建立健全组织机构,明确责任,建立收款责任体系。为了加强应收账款的管理,林凯化工企业应成立收款领导小组,负责对本单位收款工作的组织,协调和奖惩考核,单位应分别设立销售、发货、信用、收款四项业务部门。①销售部门：销售部门是最了解客户情况的第一线人员,该有多大的信用额度,该做出什么样的销售策略是销售部门向企业信用部门提出的第一方案。②发货部门：主要负责审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。③信息部门：是客户信用管理部门,主要负责客户信用的日常管理工作,负责客户信息的收集、分析、建档的指导和管理,客户信用评价工作的组织、指导、检查、考核、应收账款的跟踪、超信用的预警控制。④财务部门：负责销售款项的结算和记录,监督管理货款的回收。为了防止销售人员片面追求完成销售任务而强销盲销,追讨应收账款的责任人不是财务人员,而是销售人员,每个销售人员必须对每一项销售业务从签订合同到收回资金全过程负责。同时财会部门及时监督,反馈应收账款回收的情况,以达到内部控制的目的,减少舞弊行为的发生。企业应制定相应的工作流程,明确划分销售、财务、信用管理和采购部门的记录和数据。因此,应制定措施保证数据共享,以使信用管理部门在客户信用分析、应收账款分析和预测时有充分的信息。
3. 收款人员要加强业务知识学习,掌握并熟练运用收款技巧。①收款人员要加强学习,不断更新业务知识,特别应加强合同管理和银行结算程序、票据管理等有关知识的学习,努力提高自己的业务技能。②收款人员要搜集、整理结算所需的资料,包括合同、发货凭证、运货凭证、客户订单、客户签收回执、发票、债权债务往来询证核对函等,使收款做到有理有据,有的放矢。③收款人员要与客户建立友谊,形成长期的友好合作关系。要树立为客户服务的理念,及时掌握客户的资信状况、财务状况、负责人和经办人员变动情况。对一些客户的无理拖延,指责要做到受得气、忍得住,同时掌握适当技巧和方法,据理争收。
4. 建立一套追收应收账款的程序和方法。在强化应收账款的单个客户管理的同时,应建立一套追收应收账款的程序和方法。①搜集收款依据,检查被拖欠款项的相关依据,包括文件、合同、客户签收回执等。②搜集催收凭据及客户反馈资料：一方面做好向客户催要款项的记录,包括债权债务核对清单、电话记录、书信记录等；另一方面,追要客户反馈的资料,包括债权债务核对回执、回话记录以及客户说明拖欠款项的原因的书面回复等。③建立账款催收制度：一般按预告、警告、律师介入三种方式按情况及时发出。④企业协商无效最后通知：以公司名义发出追讨函件,警告容忍已到最后期限,使用法律手段,维护自己的利益。
5. 其他控制途径。①建立应收账款保理业务：应收账款保理业务是指企业把由于赊销而形成的应收账款有条件地转让给银行,银行为企业提供资金,并负责管理、催收应收账款和坏账担保等业务,企业可借此收回账款。通过保理业务融资,使占有资金的应收账款变为可使用的资金,有效加快资金周转速度,使企业财务结构得到有效改善,从而最大限度地扩大销售规模,提高效益。②进行债务重组：债务重组是债权人按照其与债务人达成的协议或法院的裁决,同意债务人修改债务条件的事项。通过债务重组,也许能够收回大部分账款。③建立应收账款转让市场：应收账款转让市场是在一定的经济条件下,出售与转让应收账款的一种买卖场所。通过应收账款转让市场可以使债权人收回部分账款,加快资金周转,缓解矛盾。
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