【关键词】文件中心；文件一体化；前景
【中图分类号】 F270【文献标识码】A
【文章编号】1674-114502-0027-02
一、文件中心与文档一体化管理的理论依据
所谓文档一体化管理就是将目前档案工作现实中,各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构,现阶段我们一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们,文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段。由于各阶段有其不同的价值、作用和特点,各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。
二、文件中心与文档一体化管理的重要性
众所周知,文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延伸和发展,两者有机地结为一体,才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。基于二者之间的关系,开展文档一体化将公文处理与档案管理相结合,充分利用文书处理过程中形成的数据信息,避免档案部门的重复劳动,使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体,为档案工作打下良好的基础。同时,还可以省略收文登记手工操作,从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化,档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。
三、文件中心与文档一体化管理的必要性
文件作为人们进行信息交流和贮存的一种工具,有其相对稳定的物质载体。文件包含有信息、意识、知识内容的一种物质形态,它与其他物质一样是运动的。文件从其形成后的运转,承办和现行、半现行直到转为档案后的管理和利用,经历了一个完整的过程,我们称之为文件的文件周期,它将文件形成和存在过程划分为四个阶段,即制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段。通常后两个阶段的文件即是档案。文件与档案有着内在相关并相互影响的,文件与文件管理的质量决定档案的质量,而档案的质量,又会影响档案的利用,影响档案信息资源的开发。因此,对于文件与档案的管理应作为同一系统工程全面综合研究、统筹管理,这就是文档一体化管理的必要性。
四、文件中心与文档一体化的关系
从文件生命周期理论角度来分析,文档一体化管理是将文件生命运动阶段中相对分离的第二、三阶段统一起来,作为一个整体系统有序地结合起来,使文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。把现行文件和半现行文件纳入统一的管理体系,不仅适合于纸质等实体档案也适应电子时代信息化的需要。实行文档一体化管理以后档案工作独立的职能将渗入到文件的第一、二阶段,形成一个不可分割的整体,加强了对文件整体宏观的控制,它的功能将更侧重于信息的开发利用而非保管。
文件中心的建立,是坚持将文件生命运动的第三个阶段作为独立环节,对多个处于暂时保存阶段的文件进行集中管理。从文件生命运动的整体性来说,它使文书处理和档案管理更加分散独立。近年来我国在建立文件中心的具体实践探索中取得不少成绩,但也出现了一些问题。其中有两个很明显：一是文件中心人员没有深入各机关工作,独立于各机关之外。在对各机关文件形成不太了解的基础上,进行整理分类组卷,势必影响案卷质量。其次可能增加更多的账外文件。
通过分析,我们可以看出将建立文件中心作为文档一体化管理实现的一种方式是不正确的。文档一体化管理强调的是文件生命运动的第二、三阶段,文件管理和档案管理实现统一有序,强调文件在其生命运动各阶段应保持连续统一,关注档案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命运动第三阶段,即暂时保存阶段文件的存放与管理方式。二者是有区别的。只有当文档一体化管理的研究涉及到文件保管与存放的时候,文件中心才能作为机关档案室外的一种有益补充形式出现。文件中心只能是按照文档一体化管理思路进行改革时,选择半现行文件管理地点和管理方式时的一种选择。它不能取代文档一体化管理,也不是其一种模式,简单建立文件中心,并不能解决文档一体化管理问题。文件中心只是文档一体化模式中的一个环节。
五、文档一体化与文件中心的适用范围
对文档一体化管理与文件中心如何衔接、文件中心如何成为文档一体化管理的有益补充的问题,现阶段学术界一致认为,文件中心适合在档案工作薄弱的基层和特定的范围内实行,而文档一体化管理是任何单位都应该推行的。
现行大中型机关具有健全的档案管理机构,当务之急是进行文档一体化管理。内部档案机构健全,规模较大,人员和管理条件、管理设施等配备齐全,档案管理制度化、规范化的大中型企事业机关单位机关,档案室工作稳定成熟,日趋完善,没有必要撤销,重建文件中心。当务之急是在机关内推行文档一体化管理,以克服文档分离的现状。从法律法规、规章制度管理标准、行政管理体制、组织机构、工作环节原则程序和工作方式等方面加以改革,同时研究使用成熟的文档一体化管理软件,使档案工作及时介入文件形成之始,并且在网络化电子文件方面深入研究文件档案的连续性和一体化管理,以迎接非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。
中小型企事业机关单位可从经济节约的角度出发,建立文件中心。分为两种情况：一是大中城市中一些新兴的中小型企事业单位,可采用文件中心的形式就近建立文件中心。二是地县级以下的一些规模小、档案工作不健全的单位和工作性质大体相同或同一系统的机关,集中起来建立文件中心。
值得注意的是在以上特定范围建立文件中心的时候,要始终贯彻文档一体化管理思想。为避免简单建立文件中心,而造成文件生命运动中第二、三阶段文件更大范围的分离,避免文件中心对档案质量、档案价值造成负面影响,必须加强文件中心与各机关文件工作各环节的紧密联系,必须强化文书部门立卷制度使之制度化、法规化,并可以考虑将现有档案室的职能分解。各文件形成机关要负责原档案的分类、组卷、整理、案卷排列、鉴定等职能工作,以充分发挥各机关文书处理人员熟悉文件形成过程的优势,确保档案案卷质量。即将原机关档案室的职能一分为二,一部分由机关负责,一部分由文件中心负责,真正保证案卷质量,保证形成案卷的环节仍在原机关,而文件中心更多的是一个保管和日常利用的场所。
目前我国的文件中心与文档一体化管理仍处于一种初期阶段,还有很多地方仍需要我们不断地完善、规范。作为文书和档案管理人员,要做的工作还很多,关键是不继地提高自身的修养,不继地总结经验。随着时代的发展,科学的进步,对信息化管理要求越来越高,这项工作对我们来说,任重而道远。
【参考文献】
陆瑜芳．秘书实务．上海社会科学院出版社,2006,．
王健．文书学． 中国人民大学出版社,1999,．
陆予圻,朱小怡,范明辉．秘书文档管理．复旦大学出版社,2005,．
韩英．现代文书学．青岛出版社,2002,．
【作者简介】贾凡,天津对外经济贸易职业学院教师,研究方向：文秘专业教学。
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