关键词:账外文件 档案 归档
1 “账外文件”的主要分类
对于未经文书人员处理或登记的一切有保存价值的文件材料,被统称为“账外文件”。对于一个单位的档案工作的优劣程度的评价,往往看档案的收集工作做得是否细致,特别是对“账外文件”的收集、管理的能力高低。由于“账外文件”本身的特点,如未经过文书人员的收发关以及容易漏收等,常常被忽略,甚至被损毁,反而失去了成为档案的权利,致使文件材料的齐整性难以得到保证。一般来说,账外文件可以分为几个大类:上级机关单位寄送本单位所属对口部门的文件材料;下级单位寄送本单位所属业务科室的,如情况反映、业务报告;机关各业务只能科室自己形成的文件材料,如统计报表、专题总结等这些一般只是自己使用,不必上报的文件;文秘部门等的文件;单位领导及其他人员外出开会或参加重要活动带回的文件材料;因突发性事件形成的文件材料;上级领导来单位视察及检查指导工作期间的讲话、题词等书面材料、声像材料等。
2 “账外文件”归档难的主要原因
2.1 体制尚未健全,现有体制可操作性低 作为“账外文件”的管理,总体体制是关键,但是目前档案管理体制还未健全,各项制度并未落实到位。部分单位在制定相应的岗位责任制度时,忽略了文件归档制度,并未制定切实可以行的文件整理归档制度,造成了文件归档难的问题。另外,由于部分文件归档制度脱离了单位的实际,可操作性低,使得文件制度停留在“墙上贴”这一层面,流于形式,走过场,有章不循,督办不力,形同虚设。此外,一般的档案人员在没有制度的支持下,只能做一些文书类的工资,往往不可能直接参与各职能部门活动,无法知道有哪些文件形成。在这样的体制下,单位领导很少主动提出支持,综合部门也很难出面协调。在这样没有一定的制约手段的管理系统下,档案人员在单位各个部门中去收集零星文件,显然是不切实际的,工作量大,而收效小,碰钉子更是很难幸免。
2.2 法制意识缺乏,文件归档工作未能得到重视 “账外文件”形成的另外一个重要的原因就是单位领导和个人档案法制意识不强。“账外文件”在单位中所涉及的面广,每个工作人员在参与职能活动中都可能随时产生和形成文件材料。然而,在档案管理人员的心中并没有形成这种“账外文件”管理的法制意识,没有形成自然而然的归档习惯。此外,现在有的领导和工作人员由于忙于日常事务,轻视或忽略了文件材料的归档工作,简单的把经收发文登记的文件材料归档当做是文件归档的全部内容,没有将自己平时记载或收到的文件材料列入文件归档的重点。还有些单位领导只抓单位经济效益,对于归档工作相对忽视,没有像抓单位业务那样下力气狠抓,对自己持有的文件材料总是以自己需要不需要、方便不方便为标准对待,不愿意交出来,或者上交不及时,这些都给“账外文件”的收集带来很多的不便和困难。
2.3 文件归档的网络不周密,员工培训不到位 现代企业推行“无纸化、网络化”办公,这样不只节约资源,也更有利于提升企业的工作效率,因此企业已经开始重视在营销、采购等部门推行网络化管理,但是遗憾的是企业对于档案文件的网络化管理还未启动。许多企业都还沿用传统的模式,这样容易造成账外文件的形成,甚至有可能导致重要文件丢失的现象。尽管有些单位已经意识到网络管理的好处,但是由于文件归档工作的一线人员一般都是年纪较大的工作人员或者是文化程度比较低的工作人员,使得文件网络化管理面临着人才缺乏的现象,再加上企业不愿意在文件归档上投入人力物力进行培训,导致文件归档的网络化管理迟迟未能启动,“账外文件”管理未能取得突破性的进展。
3 加强管理,对促进“账外文件”归档的思考
3.1 加强“账外文件”的管理意识 解决好“账外文件”管理难的问题,首先要从管理的意识入手。作为单位的管理层,领导们不单单要重视企事业单位的经济效益,更要培养自己的档案管理意识。由于我国企事业单位的基本结构体系,只有从上到下的重视“账外文件”的管理,才能促进“账外文件”的归档,也只有领导的“账外文件”管理意识加强了,文件的收集、管理的制度才能进一步的落实,档案管理人员才能更好地融入于单位各个部门的实际工作中,将所产生的文件进行归档。此外,对于企事业单位而言,档案管理的从业人员也应该重视这一块档案工作的进行。加强了“账外文件”的管理意识,才能快速地养成“账外文件”及时收集、归档的业务习惯,使得“账外文件”归档的体系得以在企事业单位内部进一步完善。因此,在单位内部,进一步培养“账外文件“账外文件”管理的意识,营造各个部门配合档案管理部门进行文件的归档是促进“账外文件”管理的根本,也是从深层次上提高档案管理效率最基本的方法。
3.2 完善“账外文件”的管理制度 完善“账外”管理机制是加强文件管理的重要一步。作为所有员工落实“账外文件”归档工作的基本依据,管理制度发挥着重要的作用,使得各部门员工都可以有条例可依,有法则可守;同时,也使得档案管理人员在收集、整理“账外文件”时,更加有效和便利。完善好“账外文件”的管理制度,主要做好三个部分的管理体系准则。一是常规的管理机制。“账外文件”本身就存在于密切的日常工作中,常规的管理机制是实现日常所有档案归档不可或缺的企业员工行为准则。这里面包括着“账外文件”收集、管理的基本条例、责任人,以及配合的力度等等,是整个管理制度最为核心与基本的部分。二是监督管理机制。这一部分的条例,主要是为了规范企事业单位内部“账外文件”归档的行为,协调好各部门之间共同做好“账外文件”归档的工作,并对一部分的难以收集的“账外文件”归档的落实加以引导、规范,提高档案管理工作的效率。三是奖惩激励机制。这一部分的管理制度是为了进一步促进“账外文件”的管理意识在企事业单位内部加以养成,并提高各部门配合档案管理部门进行“账外文件”归档的积极性与配合度。从另一面也可以对于一些部门推诿、不配合的行为进行约束与规范,促使整个“账外文件”的管理在整个企事业单位内部能够运作起来。因此,只有完善了管理的制度,才能在内部“法”的引导与约束下,促进“账外文件”的归档。
3.3 促进档案管理现代化技术的运用 “无纸化、网络化”的办公体系已经在企事业单位中基本建立起来,而档案的管理工作更要注重档案管理现代化技术的运用。对于电子类“账外文件”的归档不应该是老大难的问题。管理人员只有顺应这一潮流,加强电子类“账外文件”的管理,化被动接受为主动引导,形成系统的电子类文件的归档办法与流程,充分发挥电子化的更便利、更快速的信息收集、处理优势,更好地实现电子类文档的归档系统。这里要注重两个方面的内容:一是网络化技术的运用。对于这一部分的投入与使用,档案管理部门应该不断加大力度,形成单位内部的良性引导,促进整个单位网络化信息传导体系的形成。其次是信息管理软件的运用。这个部分应该采取适用的原则,努力实现各个部门之间电子类文件档案形成的统一化、标准化形式,促进整体采集、处理、共享的效率。
3.4 加强“账外文件”的人才培养 加强“账外文件”的归档,应该在人才培养中加入这一部分的内容。针对企事业单位内部人员的“账外文件”管理意识的薄弱问题,在员工入职前就要进一步培养他们这一方面的意识,使之形成档案管理的业务内在要求。其次,要加强员工们对于《档案法》的学习,使之能够更好地认识到档案管理工作的重要性,并按照法来规范自己的行为。再次,要形成档案管理专业人员的人才梯队建设。针对企业“无纸化、网络化”的办公趋势,档案管理人员要跟得上这一潮流的发展,努力提高自己的业务水平,实现电子化“账外文件”更好采集、整理。这就需要在单位人才培养的过程中,有意识地建设人才梯队培养,引入更多地具有专业化能力的档案管理人才,为单位注入有力的新鲜血液,同时还要进一步加强企业内部专业技能的再培训,使得一些具有丰富工作经验的员工们也能够熟练地掌握“无纸化、网络化”的“账外文件”收集的技能。在这样的人才培养模式下,企事业单位就可以一步步地提高“账外文件”的归档效率了。
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