关键词:档案管理 建设项目 资料 过程 记录
档案是指在社会组织及个人从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是直接形成于社会实践活动的原始记录,是由文件有条件的转化来的。我们将对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件按照一定规律保存起来,这样收集和利用管理的一个过程我们可以叫做档案管理。
档案是历史活动的纪实,档案管理的最终目的是为了更好的为人类社会发展所利用,有效地参考查阅。对于建设项目现场的档案管理尤为重要。在此,本人就如何做好建设项目现场的档案管理工作做以浅谈。比如对于化工行业来说,一个完整的建设项目包括它的各个阶段的活动,招投标、可行性研究、以及建设中的土建施工及安装施工,联动试车、投料生产到建设竣工,最终是技术资料的竣工。一个项目从开工到竣工整个过程都需要资料记录。此记录真实反映了项目建设过程中的各种情况、成果、经验和教训。本人认为,要做好项目现场档案管理工作必须做到以下几点:
1. 对档案管理人员的要求
建设项目现场的档案员一般要求是从事档案管理工作的具有档案管理经验的人员。这样的档案人员能够对项目建设过程中的各种文件及事物处理具有较高的协调判断能力。作为建筑施工单位的施工现场资料管理员,应充分认识资料管理的重要性,掌握各项专业技术。只有做到资料的收集齐全、填写真实、分类归档,才能成为合格称职的资料管理员。在条件有限的情况下也可选择一些建设项目当地的人员进行管理,但在从事档案管理之前必须进行严格系统的指导及培训。使其对此项工作了解,并根据项目进行的阶段对其进行培训及解决遇到的问题。
2. 档案管理的制度及其档案人员的职责
对于现场的档案资料存放要求及收集整理要求必须明确,做好最基本的防火、防潮、防虫等环境保障。明确现场资料人员应该收集哪部分的文件,建设过程中所产生的涉及工程实体的文件、资料必须作为最终档案保存,在档案收集保存过程中必须做好档案保密工作。还要在项目开始阶段与当地的城建档案管进行联系,明确对交工资料的要求,以便工程结束时进行档案移交。
3. 制定资料管理规范及流程
项目准备阶段档案需准备的工作:项目建设开始时应该先编制好协调程序,明确资料管理规范。对整个项目进行单位工程划分,指出本项目会产生哪些档案文件,根据需求对文件进行分类,并制定出适应本项目的文件编号及编号要求,如此才能防止文件发送混乱、文件难以查询及文件丢失等情况的发生。明确各类文件发送份数以及文件审批流程等,做到在最短的时间内有效地解决文件中提出的问题。
4. 资料收集结合电子信息技术,做到现代化管理
建设项目现场资料收集过程中一定要做好详细的记录,文件传送记录能有效的督促文件的审批速度及文件传递的环节。但光有纸质记录就有些落后了,运用电子技术能使我们的档案管理更先进,档案查阅更方便。开发一套适合本项目的档案管理软件就能使得档案管理事半功倍,档案管理软件要求具备录入、存储及查阅的基本功能,如果能做到文件在局域网内进行网上审阅就更为方便,文件的签名及盖章做到数字化就大大节省了时间及物资消耗。但是如果考虑到成本过大的情况下也可做一个简单的文件记录。例如,在电脑中建 “收文”和“发文”两个文件夹,对收文及发文再进行施工单位的划分,最后再在每个施工单位文件夹下面用EXCEL表格做各类文件的登记,这样便于档案的查阅。
互联网的发展,电子文件的收集及其管理方法将被不断的探索及进步。档案管理在建设项目中起到越来越重要的作用,档案管理工作也将不断进步,开发出一套更完善的建设项目现场档案管理系统,使得档案管理工作更上一个台阶。◆
参考文献:
1.邓绍兴、陈智主编.档案管理学.北京.中国人民大学出版社,1989
2.何嘉荪主编.档案管理理论与实践.北京:高等教育出版社,1991
3.威廉·W·莫撕:《档案利用服务》,载《外国档案工作动态》1998:2
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