关键词：电子校务；高校组织；创新；教育信息化
中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1009-237416-0065-02
教育信息化建设也成为国家推进信息化过程中的重要组成部分,其中,电子校务是我国教育信息化建设的主要方面之一,是实现教育管理现代化的重要手段。伴随着高校电子校务在高校的应用,电子校务对高校组织管理的影响也越来越显著。本文将对此作出分析。
一、电子校务对高校组织的影响
电子校务促进高校组织结构向扁平化、柔性化发展
传统的高校组织结构是垂直型的,并且机构庞大,中间管理层次多,灵敏度低,管理信息的传递速度缓慢。传统高校组织是按照马克斯·韦伯意义上的科层组织形态而建立的,表现为一种权力、资源与信息垂直的分化格局,呈现为金字塔型。与科层制的金字塔式的组织结构相比,电子校务条件下的高校组织结构呈现出扁平化、网络状的形态。电子校务打破了原有各部门之间的物理界限,这在一定程度上破解了传统行政组织部门之间条块分割、等级森严的格局,使行政组织的结构形态由高耸向扁平化、网络化转变。
电子校务对高校组织中间层的影响
传统的校行政机关中层管理人员必然失去其原有的组织角色意义,相关的机构也会随之缩减。从这点来说,中层管理人员有可能会被缩减或精简。另一方面,中层管理机构数量减少意味着上层和下层之间的通讯结点和环节减少了,上下层之间剩余的每一个通讯渠道的信息传递量却增加了,监控范围扩大了,中层管理部门与校领导之间的合作与协调就会加快。因此,我们必须明白当信息化技术支撑下的电子校务到来时,学校的大量中层管理人员将会在职业生涯中受到挑战,他们在组织中的角色会随时代的需要而产生变化,他们将可能成为组织中的知识管理型的管理者,否则将会被组织所遗弃。
电子校务对高校组织动力结构的影响
组织的动力结构是指为确保组织成员为实现组织目标而做出最大努力所采取的各种有效激励方法和措施。随着电子校务的逐步实施,高校工作人员教育程度的提高、知识和能力的扩展、自主意识的觉醒和自我实现愿望的增强,参与型和自主型动力结构会更加具有活力。愈来愈多的高校工作人员,从严格等级制机器中紧紧咬合在一起的齿轮变成了网络中的知识贡献者和决策点。他们可以更多地根据自己对需求或者活动实践的判断来发表见解并采取行动。这也是与灵活、快捷和非程序化的管理相适应的。
电子校务对高校组织模式的影响
电子校务环境下,高校组织将变成一个电子化的组织。电子校务对高校组织模式的影响主要有以下几个方面：
1．重视整个高校组织的集体智慧。电子校务环境下高校的电子化组织模式的一个极为突出的特征就是非常重视发挥整个组织的集体智慧。电子校务的实施使大量简单的日常工作实现了自动化。这样,留给工作人员的工作都是非程序化的和相对复杂的。在新的条件下,只有发挥整个高校组织的集体智慧才能较好地解决此类问题。
2．在高校电子化组织模式中,必须激发每个组织成员的知识和潜能。如果每个成员都增长了知识,整个高校组织的集体智慧也就增强了。为了最大限度的发挥高校组织工作人员的知识和技能的作用,高校组织必须创造一种鼓励他们创造性地思维和勇于奉献的人文环境。这种环境可以通过下放决策权来培养。然而在现实中,仍然是高校组织中的少数人控制和垄断着决策权,下属害怕表达自己的观点,尽量避免冒险,这样高校组织解决问题的能力就被抑制了。分享权力会让高校组织成员感觉到责任和伙伴关系的存在。伙伴关系体现了人际关系中的平等。
3．高校组织分类以任务为基础。建立不同的单位或部门就是为了解决某一类问题。这些单位也可以称作团队,团队里有各个领域的专家,他们分别负责某一问题或项目的一个方面。这些团队被授予完全的自主权,所以,有时它们也称自组织团队。传统的高校组织模式是以职能为基础设计的,做相同或相似工作的人员被安排到同一工作部门。然而,在处理现代复杂问题上,这种组织设计模式已经不再有效了,而传统的以职能分工为基础的组织模式中,专家被安排在不同的部门工作,要把他们全部调动、协调起来不是一件容易的事。
二、电子校务环境下高校组织创新策略
转变思想,创新观念
在电子校务环境下的高校组织管理创新尤其需要组织观念的创新。笔者所指的组织观念这里包括两个方面的内容：新的组织角色观念、新的组织管理观。
1．树立新的组织角色观。高校组织中的行政成员只有对自己在电子校务环境下所处的地位和发挥的作用有了清醒的认识,才能保证组织顺利变革,否则将成为组织变革的最大阻力。因此,高校管理者应在对高校组织进行变革之前就开始做一个潜移默化的工作,一个成功的领导者首先自己就应该充分认识到组织在电子校务环境下发生变革的必要性和合理性,从而带领整个群体接受这种观念,使得组织成员有思想和观念上的准备。
2．树立新的组织管理观。高校行政组织的很多领导将管理信息系统看作单纯的技术问题,因此在对管理模式、人员配备等多方面没有足够的重视,结果造成系统建设与管理实际相脱节,建立的系统也因而不能发挥应有的作用。由此可见,树立新的组织管理观是提高管理效率和保证组织变革的重要前提。
调整结构,创新组织
1．组织结构应走向扁平型。高校传统的金字塔型组织结构分工过细,管理幅度过小,造成了组织本身层次重叠；而组织层次太多必然导致官僚主义,使得效率低下。采用扁平的组织结构不仅具有必要性而且具有可行性：第一,计算机和自动化设备可以完成大量管理人员过去的工作。第二,决策层和执行层的信息传递具有快捷、方便、网络交互性的特点,使得管理幅度加大、控制能力增强,而且中间的管理层就因此可以取消。第三,从管理学的角度来看,新的扁平结构有利于充分调动管理人员的积极性。
2．组织结构应由刚性趋向柔性。这是因为高校的组织结构具有多样性和模糊性,导致组织管理活动的复杂性和不确定性,尤其是因信息技术的飞速发展而产生的管理环境的迅速变化,僵硬组织结构肯定不能适应变动和变化,而高校组织采用柔性组织结构能及时进行组织目标、机构设置、人员指责的调整,这样可以灵敏地对管理环境做出反应。这种过程本来也是一种创新的过程。
3．注意分权和授权。由于高校组织结构层次发生了变化,更多的权力重心下降,更多的分权和授权不可避免了。电子校务环境对高校组织的影响,首先,就表现在权力的转移和权力结构的重组,这样便会造成权力下移。其实,这样的权力调整笔者看来更加适合高校组织。因为,高校组织的目标是多样性的,集中决策往往会比较困难,组织要素需要及时顺应管理环境的变化,作出灵活的对策,不分权给中间管理人员是不可能将决策工作做好的。
组织制度创新
组织制度创新,就是需要电子校务环境下高校组织管理过程中,不但注重组织自身结构的变化调整,同时应注意组织内部各种管理制度的建设,这种管理制度的建立要按电子校务环境下管理需要来进行。高校内部应建立配合新技术支撑下的校务管理的规范化的管理制度。例如在学校职能部中的教务处,配合教学管理信息系统应当有新的教学管理制度。这种新的教学管理制度是按基于网络、计算机的现代教务管理信息系统的要求而制定的规范的、严密、适应现代高等教育发展和计算机管理需要的教学管理规章制度,这种管理制度不但重新建立了教务管理流程,而且会保证高校的教育教学管理的规范化、标准化和程序化。
组织文化创新
在高校组织管理创新中,如果我们只重视组织结构、组织制度的变革,那将是不彻底的。笔者认为,所谓营造相应的组织文化就是需要营造一种新的适合电子校务环境的管理创新的氛围。我们需要改变的是我们旧有的价值观、传统文化认识、旧的管理思维和管理思维模式,我们对待电子校务所给我们带来的影响应该有清醒而深刻的认识,只有这样才能形成新的组织文化氛围,才能配合电子校务环境下高校组织管理的创新。在高校组织文化的营造中,管理人员的价值观是：效率、适应、反应、团队合作。只有如此的组织文化观才能适应电子校务下高校管理的全面变革。
加强培训,提高人员素质
在电子校务环境下首先应对高校的管理者进行相对应的培训,这是整个时代和社会大势所趋,也是高校组织完成蜕变的内在需要。毕竟现代社会中,知识已经成为权力的基础,唯有不断的接受再教育再培训,才能保证自己跟上时代的步伐。特别是高校组织中的管理人员,更有必要接受相应的培训和教育。笔者认为,为适应电子校务环境的需要,高校行政组织应对各级管理人员首先实行广泛意义上的普及技术、校务管理、网络技术应用的培训,其次再对学校管理中层做更高层次的深化培训,例如应对学校中层进行管理信息系统的研发、设计、使用的培训,以保证组织链中至关重要的链接点作用的发挥。
三、结论
电子校务是信息时代的产物,作为高校管理中新的技术支撑,它运用信息网络技术,以信息共享和数据获取为基础,以电子化、网络化、程序化办公为依托,通过电子化、数字化的校务管理,有效地提高学校的管理和服务水平,改善组织各层面的信息传递。但是,在电子校务环境下,高校组织必须更新组织观念,创新组织结构,创新组织制度和文化才能提高电子校务环境下高校组织的运行和管理效率。
参考文献
杨琼．高校行政权力与学术权力配置模式研究．黑龙江高教研究,2008,．
陈玉祥．和谐管理视野中的高校管理创新．科技管理研究,2008,．
杜治洲．电子政务、官僚制与政府管理模式创新．中国行政管理,2006,．
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作者简介：徐铮,男,成都电子机械高等专科学校助教,研究方向：高校办公信息化。
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