关键词：档案管理；规范化；标准化；人才资源
中图分类号：G279文献标识码：A文章编号：1009-237416-0064-02
社会的发展,科学技术的进步,使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化,现代技术也广泛应用到档案工作中。因此,造就一支高素质的档案管理队伍,是强化档案管理的关键。
一、强化档案管理,关键在不断提高档案人才资源建设
人才兴旺,事业兴旺。人才是档案事业发展的第一资源。人才优势是最大的优势,要实现档案事业协调健康和可持续发展,必须把档案人才资源建设放在首位。
1．促进人才流动,盘活人才资源。引进招聘有文化专业知识、有专业技术、有专业技能的人才充实档案队伍。人才交流中心应帮助档案部门做好人才引进、交流工作,帮助各类人才找到档案服务项目和岗位。
2．树立“以人为本”的观念,促进人才健康成长,使其发挥作用。环境好,则人才聚。努力营造鼓励人才干事业,支持人才干事业,帮助人才干事业的环境,充分调动其积极性、主动性和创造性。
3．保持档案干部队伍的稳定性。档案是知识性、专业性、连续性很强的工作,档案干部的不稳定,直接影响到档案工作的连续性。因此必须做好档案干部的稳定工作,从维护档案工作的长远利益出发,切实解决他们工作中、生活中的实际问题,使他们安心本职工作,热爱本职工作,创新本职工作,促进档案工作的持续、稳定发展。
二、强化档案管理,加快档案管理人员的培养
随着当前社会的发展和进步,推动了档案事业的发展,使档案工作发生了显著变化,档案工作的领域拓宽了,档案服务的范围扩大了,档案工作的手段更现代化了,这就对从事档案工作的人员提出了更高、更新的要求。
1．政治素质。档案管理人员应认真学习档案工作的法律、法规,贯彻落实中央关于档案工作的一系列重要指示,遵守档案利用工作纪律,按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用。转变发展观念,创新发展规格,提高发展质量。
2．业务素质。随着档案工作科技含量的提升,需要有综合协调能力、掌握现代科学技术的复合型人才。因此,档案人员应具有较高相应的专业知识,不仅掌握档案理论知识。还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术,不断提高自身的业务素质。
3．现代管理的素质。第一,要有开拓创新精神。档案人员不但具有继续传统档案工作理论的观念,还要有研究探讨档案工作理论的观念,研究探索档案工作发展中出现新情况的意识,善于发现档案工作的新规律、新方法,及时总结工作中的经验、教训,取人之长,补己之短,创新档案机制,促进档案发展。第二,要有市场意识。首先要有质量意识、效益意识。根据信息市场的需求,优化服务措施,提高服务质量,开发利用价值高的档案信息,及时推向市场,发挥其积极作用。第三,要有现代化意识。当前市场经济追求信息的快速传递,发挥时效是信息价值的重要措施。这就要求挡案人员努力学习,掌握现代化设备的实践技术。
三、强化档案管理,实行档案工作的规范化、标准化
档案工作规范化、标准化是实现档案管理的保证。建立和健全档案管理制度是做好档案工作的基础。
1．加强制度建设。制度本身就是一种规范。要根据挡案工作的实际,制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度,统一标准规范整理,做到有章可循、有据可依,严格执行,建立健全各项规章制度,真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。并在实践中逐步的加以完善,使档案管理更具规范化、标准化、科学化。
2．严把公文的制发。档案由公文转化而来,公文制发得如何,不但决定公文本身的质量,也影响档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。如：公文用纸的质量、规格,排版形式；公文的签发手续、审批权限是否合格；公文的标题、主送和抄送单位是否准确、有无日期；字迹是否牢固清晰,不使用褪色的笔种、墨水,以有利于日后长久保管利用；不滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用等问题。因此,在公文制发中,必须要解决好规范化、标准化的问题,以提高档案实体质量,为档案实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。
3．严格立卷归档标准,提高案卷质量。实现档案工作规范化、标准化的根本目标,就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。严格把握文件立卷归档的实效性,对完成现行文件任务的文件材料,才能立卷或归档,未完成的则不可以；进行合理的立卷分工,明确归档的重点,首先要区分文件与资料,特别要注意区分相似之处的文件资料,减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果；把住卷宗的入口关,不该归档的不混入,应归档的不散失,在立卷过程中,同类并具有内在联系的文件材料组在同一卷内,保持同一问题的完整性,使其反映同一问题全过程,这样,即提高了档案利用价值,又使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂；同时还要做好案卷的装订工作,以有利于档案的标准化、规范化管理。
参考文献
邓绍兴,陈智为．档案管理学．中国人民大学出版社．
王英玮．专门档案管理．中国人民大学出版社．
倪勤,李更发．档案工作实践与理论．中国文史出版社．
作者简介：孙海燕,女,河北丰润人,供职于唐山市人事局人才交流中心,初级职称,研究方向：档案管理。
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