关键词：制药企业；采购；财务管控
一、制药企业发展和管理现状
制药行业是我国国民经济产业的重要组成部分,截至2012年医药工业产值达1.78万亿元。由于制药行业是一个市场竞争充分的行业,随着经济发展和技术升级换代步伐的加快,降低生产成本成为必然选择,以期获得更多的经济效益,提高企业竞争力。但是在降低生产成本的同时,还必须确保药品的质量,这是企业生产发展的根基,也是国家对制药企业GMP认证的要求。财务部门对原药采购进行合理的管控,是保障原材料供应的质量、降低采购成本的一个重要环节。
二、制药企业在原药采购过程中管理难点
采购管理往往是企业中的一个重要环节,也是一个复杂和困难的管理环节。制药企业,特别是中药生产企业,原药占采购比重较大且由于原药采购有其特点,导致财务管控面临着一些新的问题和困难。
1. 原药生产基地预付款难以管控
制药企业对原药的纯净度、适宜的加工性能、原药批次一致、保管特殊性有严格规定。为了保证采购质量,减少中间环节,有条件的制药企业会直接与药材种植者建立原药种植基地,这就需要与药农签订协议,给其提供一定的预付款,支持其发展,但资金付出后很难监管到它的实际用处,容易被挪作他用,影响产品数量质量,有些甚至造成款项不能按时收回,从而加大了企业资金使用风险。
2. 原药采购过程中出现不受控现象
制药企业原药采购的管控是财务工作中最薄弱的环节,因为大量的原药要到药农地里直接收购,一般都是采取现款现货交易方式,采购人员往往需要带大量现金前往进行收购,容易出现编造凭证使原药采购价格虚高情况,而且由于生产种植原药的人员众多、地域分散,很难进行事后核查,这样不利于财务部门对采购资金监管,可能会导致购入原药高价货次,提高了生产的耗损率,生产成本增加,使企业的发展面临着严重的考验。
3. 原药采购成本控制难度大
制药企业,从原药加工到成品出库需要有原药、原辅材料、内包装物和外包装物等一系列的原材料,材料种类繁多,其药效又受原料产地和采摘时节不同的限制,市场不确定因素多,价格变动大。采购部门对其所需的生产材料进行采购,没有一套可供参考和遵循的采购标准进行合理采购,财务部门对此复杂的采购过程难以进行采购管理,势必会造成采购成本失控,从而影响企业的生产成本。
4. 企业没能对原药采购进行事前的财务管控
制药企业和大多数企业一样对采购业务的管控,仅限于依据企业规定的授权、审批程序以及相关会计准则对采购发票、材料入库验收、付款等事务进行审核和监督。而没能参与影响采购过程的药商评价、采购定价、合同条款的谈判、结算方式的选择等事前控制环节,致使企业不能实现原药采购精细化管理及最佳批量采购,造成采购成本及仓储费用居高不下,从而影响企业成本控制的成效。
三、制药企业应创新原药采购的财务管控措施
采购活动贯穿于企业生产经营活动整个过程中,制药企业应将财务管理职能融合于采购环节当中,并结合行业生产特点,创新财务管理办法,对采购过程中存在的问题进行管控。
重视原药采购的成本管控
在制药企业中原药采购成本占总生产成本的比重很大,一般都在60%以上,有的甚至高达90%,如果原药采购成本控制不好,就很难控制药品的生产成本,所以原药采购成本管理是财务管控的最重要环节。
1. 做好原药采购成本控制的基础工作
做好原药采购成本控制的基础工作,应先建立起原药的价格管理系统,完善原药采购的数据库建设,完整记录企业和行业采购价格、季节、等级、地域等信息。每次进行药材的采购,都必须依据价格管理系统信息,结合需采购的地域、等级、时节等情况,并根据市场价格的变化和产品标准成本的变动等各种因素确定此次采购的参考价格,减少盲目定价。本批次采购业务情况发生较大的变动,则必须重新审批方能进行采购,以保证采购活动的健康有序进行。
2. 加强预算管理,合理降低采购成本
常言道,凡事预则立,不预则废。预算是成本控制的起点,采购计划必须按照预算执行,严控超预算或无预算的采购支出计划,从而有效控制采购支出。采购部门根据生产部门转来的已审批生产计划,根据库存情况、采购时间周期及价格波动规律等情况进行分析判断,合理安排采购计划,特别是加强战略采购的计划,财务部门通过采购计划,预算控制采购费用和安排采购资金,以达到既满足生产所需,又能控制成本的目的。
3. 扩大“农企对接”的现代流通方式
与药农签订种植采购合同,让原药采购直接架到药农田间地头,药农种植的原药可以直供应给企业。由于事前确定好收购价格和销售渠道,减少了中间流通环节,降低原药的波动对药农影响,增加了药农的收入。同时,保证了供货的时间、数量和质量,也防止了采购价格的受控,使企业获得从原药质量安全到价格优势的充分保障, 实现农企“双赢”,保证企业达到降低采购成本和便于现金采购的资金管理目的。
加强原药采购的资金管控
从原药采购确定开始到最终完成,财务控制和监督都始终贯穿于其中。加强原药采购的资金管控,降低原药采购风险,是当前财务管理中的一项重要的工作。
1. 严格执行原药现金采购款项的监管程序
原药现金采购在制药企业中比较多,财务部门应对原药采购过程的控制措施进行创新,以保证资金安全。
严格管理现金支出。首先要保证现金支出的安全有效,对需要带现金前去药农种植地直接采购的,应依据采购价格管理系统核定的采购价款及批准的计划采购数量,向财务部门以备用金形式借支,前往种植地进行收购,定点定价采购,未经审批不能任意改变。在支付现金采购款给药农的同时,向药农索取其详尽资料：包括姓名、地址、身份有效证件及联系方式等,以有效监控现金去向、使用情况,确保资金有效安全使用。加强现金采购的财务监管,根据审批人的管理职责和审批权限,财务应认真审核采购业务审批过程是否合规,结合采购的要求和范围,强化采购、请购、付款、发票验收、验收入库等环节的审核监督,还应对部分采购进行抽查核实,同时还应建立采购、财务、审核、合同管理、质量管理等相关部门相互监督的机制,防止诸如“毒胶囊”原料采购内控管理失效的违法乱纪行为的发生。财务部门每月还应严格加强借支款项的管理,采购业务结束后应立刻督促采购经办人办理手续,对于借支的采购款超出期限的,追究经办人的连带责任和审批人的审批责任。
2. 创新原药采购款预付方式
企业改变预付款支付方式,以提供技术指导、农药化肥或药材胚苗作为扶持药农种植药材的资金,这部份资金从后期原药收购价款中抵扣,这即保证了药农合作种植的积极性,又固化了该项资金专款专用性质,减少资金挪用或损失风险,确保药农种植药材的品种、质量和数量符合生产要求,提高药品质量,降低损耗,从而降低了生产成本,和资金回收的风险。
规范原药采购的财务流程化管控
为了更好的发挥财务管理作用,有效地防范采购活动中的潜在风险,规范好采购行为,合理地开展采购活动,应在原药采购业务的流程中嵌入财务管理流程,以加强企业采购管控流程控制,降低采购成本及风险。
1. 参与原药采购事间控制环节
在原药采购过程中,从请购到付款中间的诸多流程都是直接与财务挂钩,直接影响企业经济效益,因此财务部门应参与到采购的全过程中,对原药采购流程化进行全程参与和监督管理。应参与生产计划、药材采购计划、招投标工作过程,对采购过程进行事前监督；对合同付款、合同执行等进行事中审核监督；事后对原药的入库、验收、质量等进行全面检查,对一些采购活动进行回访核查。
2. 建立有效的药商档案
财务部门应对进入企业的药商建立好档案,及时掌握各药商的信息,以备日后对药材采购进行审核时使用。在药商准入评审环节,采购部门在对药商实地考察后经企业检验部门、审计部门、财务部门考核后方能准入。企业采用‘货比三家,比价采购’的采购方法,在药商档案里选定三家以上资信良好的供货商,进行比价、议价或招投标,质优价廉者优先。
3. 重视采购合同动态跟踪管理
在采购过程中,财务部门可通过信息化管理手段,定期对合同的履行动态、到货动态和付款情况进行跟踪调查。即对合同订货后,药商是否如时、如质、如量交货；交货后,是否办理相关入库手续；验收合格入库后,药商提供合法票据与否,并对供货商的履约情况进行后续监督和评价；对重点原药的价格变动跟踪调查和对付款情况进行分析,为企业采购决策提供依据。
参考文献
孟凡利.内部会计控制与全面预算管理.经济科学出版社,2003.
伍唯佳.信息化条件下的经济酒店资金风险管控.财务月刊,2013.
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