关键词：办公室；运行机制；矛盾；决策
中图分类号：C931 文献标识码：A 文章编号：1001-828X06-00-01
如今市场经济体制以及环境发生了巨大改革,传统的办公室运行体制已经无法适应现今的经济发展机制。面临着社会的新形势以及新环境的挑战,如何处理好办公室运行机制的改革任务艰巨。全面认识新的形势,进一步加强办公室机制建设,走向综合发展道路,使办公室在工作中充分发挥应有的作用,从而促进企业或是单位的健康快速发展。
一、当前形势下办公室现状分析
目前大多数的办公室采用的是传统的办公室运行机制,其整体体制不够完善,漏洞百出。办公室工作宗旨不明确。
现状集中体现在以下几点：第一,机制不够完善,传统办公室运行机制只停留在一些老旧的标准或者执行流程上,但这些都无法满足现今工作环境的需要,许多地方需要进一步的完善；第二,服务意识不够,工作无法贴近实际,导致效率低下；第三,大局意识不充足,办公室作为一个职能部门,由于其职能的特殊性,办公室必须树立大局意识,工作重点要以大局为重,调节好局部与全局的关系与利益冲突；第四,缺乏创新意识,面对新形势,传统办公室运行机制创新力度不够,缺乏探索与实践,墨守成规不思进取。
二、办公室运行机制存在的矛盾
长期以来,办公室担任着综合性强,任务复杂,职能性强的角色,其矛盾的存在也是情理之中,集中表现如下：
第一,大局和局部的矛盾。
办公室扮演者综合智能的角色,服务的特殊性是其与其他部门的区别所在,服务对象有领导、单位以及基层服务。当然领导与单位是首要的。当部门工作与单位的整体工作,局部与大局之间产生矛盾时,自觉地做到局部服从大局。
第二,事务与政务的矛盾。
事务与政务是办公室工作的两个枢纽,政务工作主要有政务督促检查、政务文电处理、调查研究、政务信息、机要档案保密、决策参谋等工作。除了政务以外,还有许多其他工作称为事务工作,以行政后勤工作为主。政务工作的质量取决于事务工作的好坏,不能误以为政务才是大事,把事务看成是小事或可有可无的事。更不能误把政务看成是高层次的,把事务看成是低层次的。
第三,主动与被动的矛盾。
办公室工作存在被动性是因为其服务性决定的,如何做好这项工作,不仅要充分发挥工作人员的主动性,还要求人员在工作中拥有被动与主动之间的协调与变动能力。对一些常规性、阶段性、规律性等确定性工作,要积极对待,主动出击,提前准备。顺应领导的工作思路,要有换位思考的工作法式,适应工作环境,将问题域工作紧密联系起来,主动想到超前服务。
第四,“过”与“不及”的矛盾。
为单位领导出谋划策,但要把握好“度”,掌握分寸。办公室在决策过程中的职能是辅助与从属,不能越位,关键看领导。要换位思考,根据领导工作思路辅助性出谋划策,给领导之所需,同时给领导提供有用的资料信息,不能敷衍了事。主动提建议,但要注意分寸。
三、针对办公室存在的问题给出决策
宋代诗人苏洵说过：“不先审天下之势而欲应天下之务,难矣。”历史经验告诉我们,只有把办公室工作放到时代的大背景中去思考,置于党委工作的大局中去谋划,才能准确把握做好办公室工作的新要求。由上述对办公室现状以及执行过程中存在的问题,先作出深入探讨,并提出相应的对策,以便办公室在新形势下走综合发展路线,切实满足工作需要,充分办公室的职能作用,适应新时代。
具体对策如下：
第一,充分认识新形势下办公室工作的地位和作用。在新形势下,随着机构的变革和发展,办公室工作的地位和作用,日显重要。办公室担负着承上启下、沟通内外以及后勤服务等复杂工作,是协同各机关部门与连接领导和基层的重要枢纽,是机关的参谋中心、运转中心、信息中心、指挥中心与服务中心。拥有参谋、协调、助手、把关、服务、督办等职能,完成这些职能工作务必要求办公室工作人员有着较高的事物处理能力以及准确的预见性,这就决定工作的超前性,以及实践经验的丰富性。
第二,将科学发展观落实到办公室工作实处。增强服务意识,必须树立为工作对象服务、为改革与发展服务的思想。要把主要精力、注意力,我们的工作重点、出发点和落脚点,都要放在保证单位中心工作上来。以人为本,办公室在工作的每一个细节上,都要体现为领导、为部门、为职工服务的思想,体现人文精神,尊重人、理解人、关心人,最大限度地赢得领导和职工的认可。和谐共进,办公室作为综合服务、协调部门,作为“枢纽”和“窗口”,要把促进整个单位的工作和谐、思想和谐作为重要目标,在工作中,统筹兼顾,协调推进,努力营造和谐的环境氛围,实现和谐的工作状态。
第三,全面提高办公室工作水平。办公室作为一个单位承上启下、沟通内外的桥梁与纽带,在发展变化的新形势下,学会多动脑筋、多想策略,充分展现参谋与协助的能力。要善于增强整体合力,树立团队协作精神和服务理念,要紧密连接上下级,而内部要加强管理,协调好内外,对下做好服务。办公室工作要顾全大局,协调各方,承内联外,严格按照规定的工作准则以及所在职责行事。对于职责不明确的地方,办公室用于承担,做到单位工作不留空档,确保各项事务的全面推进。工作中一要细心、细致,二要从细小的事抓起。
第四,全面提高办公室工作人员工作能力与技巧。作为办公室的工作人员,要多看资料,多学习有关知识；反映问题不失真、传达指示不走调、组织协调不走样；不断加强办公室的自身建设面对新的形势和任务,办公室必须加强自身建设,改进工作方式和方法,建设规范的工作制度和高素质的干部职工队伍,保持各项工作的高效运转。综合提高自身协调意识、学习意识、责任意识以及服务意识。
四、总结
总之,新形势下办公室建设任重道远,责任重大。在新形势下,我们一定要认清形势、明确责任、扎实工作、求真务实、坚定信心、开拓进取,使办公室建设实现新的跨越,创造新的业绩,确立全局意识、服务意识、管理意识,开拓性工作,向办公室的综合发展方向进发,切实提高新形势下办公室地位和作用做出新的贡献。
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