关键词：医院 物资采购管理 模式 评价
医院物资采购管理是医院日常工作运行中的一个重要环节,其关系到医院的医疗、科研、教学、基础设施建设和后勤保障等工作,具体表现为对医院的各种物资制定使用计划、采购、保管和供应等相关的组织管理工作。同时,做好医院的物资采购管理工作,也是医院实现经济效益的一个重要途径。在新的经济形势下,政府应该把建设效益型和节约型的医院作为当今时代的重要课题,优化配置医院的人力、物力和资金。因此,为了提高医院物资采购管理的工作水平,进一步的规范医院对各项物资的采购程序,进而提高医院物资物资采购和供应的工作效率。大部分的医院都采用了集体招标和集中采购的物资管理模式,并且取得了显著的成效。
一、医院物资采购管理的新模式
设置专门的采购监管部门
大部分医院对物资采购活动没有设置独立的监管部门,虽然纪检监察部门参与物资采购的监督工作,但是其监管范围也是极其有限的,无法对医院的日常物资采购进行全面的监督。因此,大型的县级医院可以设置专门的采购监管部门来对医院的物资采购活动进行全面的监督,对于中小的基层医院而言,可以由财务部门对其物资采购活动进行全面的监督,其可行性很强。由于医院的一切采购活动都与资金分不开,医院可以委以财务部门对物资采购进行监管的重要职能,让财务部门成为医院一切物资采购计划的制定和监控的重要部门。
建立规范的采购管理程序
医院必须建立制度化和规范化的物资采购程序,其具体表现为以下几个方面：明确物资采购管理的相关责任人。把物资采购工作的落实到具体的负责人头上,让其明白物资采购的具体资料要求、数量、供货商的选择；规范物资采购的审批权限。明确医院所有的物资采购合同以及采购工作必须经过院长或者分管的副院长批准后才能实行；提出明确的物资采购条件。首先,物资采购必须要遵循完整的采购程序。其次,采购的物资必须是医院无库存或者库存不足的必需品。再次,规范物资采购的数量。最后,采购物资的单品价格不得高于医院的规定价格或者市场价格。对于数量大的或者单价高的物资应该严格进行招标、议价和比价；力求建立长期、稳定的货源渠道；明确医院职能部门的采购分工。医院的卫生材料、制剂生产原料、实际以及总务物资等物资的采购应该细化分工,落实到具体的采购人员头上；重视验收职能。无论是什么采购物资都必须经采购员本人和对应的验收员一起验收并且核对送货单以及发票。相关的验收员必须核实实际采购物资是否与订货单相符,要对经手的采购物资的规格、数量、品种以及质量是否与采购要求和订货单相一致而负责；规范退货与索赔的具体程序。为了避免经济损失,相关的采购部门应该对质量不达标或者不符合规定的采购物资立即办理退货手续,无论物资是否退换供货商,都应该立即以书面的形式通知财务部门扣回相关的账目款项；制定规范的货款结付政策。所有的物资采购除了个别的特殊情况需要现金付款以外,均以月结的付款方式为主。禁止采购人员私自采用现金支付方式。
二、医院物资采购的效果评价
健全和完善物资采购的基础性工作
1、建立和完善相关物资价格的信息档案
为了更有效的控制医院采购物质的质量和成本,相关的采购人员应该广泛收集和整理相关物资的价格信息,并及时的分析和了解对市场的变化动态。对于有调整和更改的物资价格应该交给物资采购部门确认和保存。同时,采购审计部门还可以通过各种信息渠道将收集到的物资价格告诉采购人员,经由采购人员确认后,在进行归档和实行。
2、建立健全的供货商信息档案
医院要建立长期、稳定的供货商渠道,并且严格执行供货商淘汰制度,每年都应该定期对供货商进行评估和调整。因此,应该为供货商建立一份完整的信息档案,便于医院对所有的供货商有一个全面的掌握和了解,并且方面对供货商进行考评。应由采购部门、使用部门和纪检监察部门等一起对供货商进行考核。同时,供货商的信息档案应该要有详细的联系地址、联系方式以及编号,并由专人对其进行管理。如果供货商在供应物资的过程中存在质量或欺诈等问题,医院应该对其实行酌情处理或者终止合同。
3、医院对采购人员实行考核、激励和评价机制
是防止在物资采购过程中出现欺诈现象的一个有效途径。最常见的欺诈现象就是采购人员与供货商串通收取回扣等,而且,这在一定程度上取决于采购人员的职业道德。因此,医院一定要重视对采购人员职业素养的考核。建立相关的制度和政策,去约束采购人员的行为,进而减少物资采购过程中的弄虚作假现象。同时,还要重视对采购人员专业能力的考核。一个合格的采购人员必须熟悉医院的整个运作和物资的储存情况,又要了解相应物资的市场价格以及本身的属性等,这样才能有效地防止在采购过程中发生上当受骗或者避免采购的物资不合格等情况,从而减少医院不必要的经济损失。同时,医院还应该由人事部和采购部门和监察科等联合对采购人员进行定期的考核。对于通过考核并且完成和减低物资采购成本的优秀采购人员医院应该根据相关制度对其进行精神或物资奖励,从而提高采购人员的工作积极性。对于考核不合格或者未能完成规定任务或者有违规行为的采购人员,应该依据医院的相关制度对其酌情予以惩罚,或者直接辞退。
4、选择科学、合理的物资采购方式医院应该根据不同类型的物资材料,选择合适的采购方式,这是降低采购成本的有效途径。公开招标。对于数量大的物资采购,应该利用公开招标的方式,通过供货商的互相比价,往往能够达到物资采购成本最低、质量最优的目的；合同采购。对于经常使用的物资材料的采购,可以与信誉好的供货商长期合作,与之签订合同。与诚信、信誉好的供货商合作不仅能保证物资的质量,还能在价格上获得一定的优惠；以最低价格采购物资。物资采购应该对比三家或三家以上供货商的报价,核实供货商价格的档案,并且还要获得医院财务部门的认可。在比较价格的同时还要考虑供货的质量,使得采购物资的价格最低、质量最优。
规范日常物资采购工作流程
加大对医院物资采购管理的控制力度,具体包括以下几个方面：
1、获得事前批准,并且严格按照审批权限去执行
未经财务部门的计划审批,就不能进行采购。采购人员应该结合医院的采购需求选择合适的供货商以及合理的报价。报价单应由医院分管的副院长审批同意后并报送院长审批,方能由采购人员进行正式的采购,然后由采购管理审计留底备查。
2、及时结算采购物资
禁止相关采购人员自行垫付定金,需用款时需要凭借已获审批的采购订单向医院财务本门办理借支事宜；对于延期付款或者遗漏入账的情况,供货商的送货单经验收入库后,要求采购人员进行分类整理后及时上报采购管理部门审计,并且统一编制,报送医院分管院长审批；举行物资采购管理会议。医院应该定期组织会议,针对物资采购管理过程中遇到的问题,制定或修改相关的采购管理政策,并提出有效的解决措施。物资采购管理会议中,相关采购人员可以讲自己在采购工作中所遇到的困难提出来,各部门经过相互协商,并达成一致共识,提出相应的解决措施。采购管理会议的会议记录必须存档并且以稳健的形式传达到医院各职能部门。
三、结束语
物资采购管理工作对于医院日常的工作运营有着十分重要的意义,也是降低医院经营成本和控制财务风险的重要方式,其具有长期性、过程性、系统性等特点。要做好医院物资采购管理工作,就要加大经济监控力度,加强各采购部门的自我约束意识和培养采购人员的职业素养。同时,也需要医院领导层大力支持,制定切实可行的相关制度政策,使得物资采购管理工作能够健康、持续的进行, 进而确保医院的日常工作能够有条不紊的展开。
参考文献：
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