首先,最初需建立帐号管理模块,帐号管理模块的主要功能是将学生的基本资料导入到系统中,并对其进行管理和维护。
在账号管理模块中,有学生资料登记、学生资料批量导入、学生资料查询/修改、休/退学管理几个功能选项；根据实际情况,可以给系统合法用户如高校领导、财务人员、导师、教师等相关人员分配权限级别,这样可以保证高校财务管理工作有条不紊,又能保证财务管理的安全性。由于管理员拥有最高的管理权限,系统可以通过管理员身份来维护系统用户的访问权限级别,这样一来可以使得高校财务状况对外透明,又能保障财务管理工作的安全。
学生资料登记可将学生的学号、姓名、性别、身份证号码、学院、专业、班级、层次、状态等信息录入到系统中去,实现学生信息存入系统数据库中的功能。学生资料批量导入可以将数量庞大的学生信息同时批量的导入到系统中,免去了逐条登记的劳烦,省时省力,避免错误的发生,提高工作效率。
学生资料登记完毕后,可在学生资料查询/修改选项中对所需学生资料通过学号或姓名来进行查询和修改。
休/退学管理可以将处于休学中的学生或已经毕业的学生的学号等相关信息予以修改保留或删除。
除此之外,本模块内还增加了防止重复登记录入的功能,此功能防止同一学号两次录入,对之后收款业务产生影响。例如将某学生的学号、姓名、性别、身份证号码、学院、专业、班级、层次、状态等信息导入到系统中,确定后,如果无此学号登记信息则显示成功。如果所登记学生学号系统中已经录入则提示失败,并不存入系统中,同时提示用户创建失败,显示失败原因为已存在此用户,待管理员核实后再次输入。此功能保证了系统内学生资料信息的准确性和唯一性,保障了后续收款工作的正常进行。
而且,在学生资料修改和休退＼学管理中,当修改和删除数据确认保存时,会弹出输入确认提示窗口,防止管理员误操作。
其次是应收款管理模块,主要功能是设置学生收费项目,款项的管理、统计,款项数据的导入与导出。
应收款管理模块主要菜单有：收费项目设置、应收款生成、应收款信息批量导入、应收款统计、应收款信息批量导出、助学贷款管理、助学金管理选项。
收费项目设置功能可以对高校所收费项目在系统中进行设置,例如可增加学费、住宿费、教材费、保险费、办卡工本费等所需收费项目。
应收款生成是根据学生的年级,学院,专业来生成新一年度的应收款。
应收款信息批量导入是将学生的学号、收款项目、收款金额批量导入到系统中,并可通过学号与学生基本资料信息相关联,实现数据的相互关联互通。
应收款信息导入后,应收款统计中可以统计出各年级、专业、班级或学费、住宿费、书费、教材费等金额。
应收款批量导出是将应收款详细信息从系统中导出来,方便存档,保存等用处。
此模块将使用学号为主要关键字,通过其与帐号管理模块中学生基本资料相互关联,在数据库中两者信息进行交汇,生成包含学生详细资料和缴费信息的数据,收款功能将从数据库中提取其生成的收费学生资料数据来实现收款功能。
第三是收款管理模块主要实现对缴费学生的收费、查询、统计、票据打印等功能。
其主要菜单有：收款统计查询、现金收款业务处理、现金退款业务处理、退款列表、收据票据打印、收款票据编号管理、助学贷款管理导入、及历史核定缴款数据导入。
在收款统计查询中,可通过缴费学生学号来查询出缴费学生的基本信息、历年缴费金额、欠费金额、本次实际需缴费金额、缴费方式等信息。实现缴费信息查询管理功能,此功能是通过学生学号将账号管理模块、应收款管理模块、银行代扣管理模块和欠费管理模块之间通过数据库相链接,反馈出数据信息。
现金收款业务处理,是通过学生的学号查询出此学生的所需缴费信息,包括缴费项目、金额、总额、实际应缴金额等信息,并对所需缴费学生进行收款。收款时通过学生缴费方式选择现金缴费和POS刷卡缴费,收款时可选择缴费金额,可全额缴费和部分缴费。收款后在此操作菜单中本次缴费金额一栏内输入本次缴费金额,系统将会把此次缴费信息录入到数据库中保存,并可在查询功能中查到本次缴费金额的详细信息。操作完毕后可通过收据票据打印功能打印出此次收费的票据。
现金退款业务处理与现金收款业务处理类似,因书费的多退、学生休学、提前退学等原因需要退款处理的,通过此功能查询出历史缴费金额,计算出多收款项金额,对学生予以退款,并将退款后数据保存到数据库中。
退款列表可通过设置学生的专业、班级等信息,批量显示出所有此条件下所需退款学生的信息、金额等。
收款票据管理是对学生缴纳费用后对所开票据编号等信息进行统一管理,被日后查询,核对备份。
助学贷款管理导入是指通过申请国家银行贷款这部分学生通过将其学号、姓名、贷款金额等信息批量导入到系统中,将本次所需缴纳金额与贷款金额进行抵消,生成本次所缴纳金额并保存入数据库中进行管理。
历史核定数据导入是将历年的学生缴费信息导入到本系统中,可在查询功能中查询到学生历年缴费项目、金额等信息。
收款管理模块是本系统中最为重要的管理模块,它综合利用数据库中各个模块数据信息,将账号管理模块、应收款管理模块、银行代扣管理模块和欠费管理模块之间信息通过数据库链接,通过查询功能查询到学生资料和缴费信息,对学生予以收款。同时又将收款后的信息保存到数据库中同时反馈给其余模块。实现了学费收费系统的收费功能,从收费到票据打印仅需一人短短几分钟内即可准确无误的实行,而且缴费信息将自动保存到系统内供以后查询备份之用。
第四是银行代扣是通过该系统导出本年度学生应收款资料送去银行,银行统一扣款,一般绝大多数学生是通过这种方式缴款。所以,本系统将银行代扣作为单独的一个模块来进行管理。其主要功能是将收款数据导出,银行代缴款数据导入,查询统计和对账等功能。
银行代扣管理菜单有应收款文件导出、银行代扣款额文件导入、代扣金额查询与统计、代扣金额对账等选项。
应收款文件导出其主要功能是导出使用银行代扣缴费方式学生的学号、姓名、银行卡号、缴费金额等信息,送到银行,银行通过导出的缴费信息予以从银行卡中扣除所需缴费金额。
银行代扣款额文件导入是将银行代扣款后学生的学号、姓名、银行卡号、缴费金额、实际扣除金额等信息以文件的形式批量导入到系统中,在收款管理模块中即可查询到此学生通过银行代扣所缴纳费用。
管理人员可通过代扣金额查询与统计功能查询统计到学生通过银行代扣所扣除金额信息,并通过代扣金额对账功能对银行代扣账目进行对账。
此功能模块总体实现了银行代扣功能,其是将银行代扣款后的信息导入系统中反馈给各功能模块,使应缴费金额与代扣金额相抵消,重新生成已缴费和需缴费金额,完成缴费的功能。
最后还需要欠款管理功能菜单,主要有欠款信息查询与统计及欠款信息批量导出。
欠款信息查询可通过专业、班级等条件查询出欠费学生的学号,姓名,班级,专业,银行账号,欠款金额等信息,并通过欠款信息批量导出功能导出欠费学生信息。
此功能模块将准确的显示欠费学生信息,使财务管理人员方便及时的对欠费学生的信息进行查询和管理。
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