随着经济形势的不断变化和现代企业制度的逐步完善,一个好的现代企业应该是一个由人事管理、生产管理、营销管理以及财务会计管理等诸多子系统构成的组织。其中,行政管理是各级各类部门制定、实施和修正决策的中枢神经,是收集、加工、传递与反馈信息的综合网络,是沟通上下、协调四方、保证企事业单位正常运转的重要枢纽。行政管理工作的主要任务就是为领导、为基层和部门服务。由此可见,行政管理的价值及其在企业中的重要作用。本文就如何做好企业行政管理提出了几个观点。
【关键词】
企业；行政管理；重要性
1 行政管理模式要适应企业规模的要求
企业在进行管理的过程中是对各种机会做出反应,并且有计划、有组织、定位明确地开发利用自己所创造的未来机会。作为行政管理的领导者,他们常常会依习惯直接给下属安排工作,而不会依照工作流程行事。企业在逐步向前的过程中要想更好的发展,就必须建立一套完善的组织架构来有效地执行决策,有计划地完成企业的既定目标。
行政管理人员不必奢求一步到位,也不要期望建立一套能持久不衰的组织架构,因为企业的组织架构也需要根据企业本身来组织,打破围绕人来组织的旧习惯,力图通过企业组织来实现自己的管理决策和管理理念。通常进行这样的运作行政管理能在最大程度上稳定企业的经营。在此过程中,应包括至少以下三方面的重点内容。
进行专业化的行政管理,日常管理科学化、专业化。随着现代企业规模持续发展以及对资金的巨大需求,证券市场日益发达。活跃的资本市场吸引了大量的个人资金,股权迅速扩散,造成所有权与经营权的极端分离。企业所有者逐渐退出对企业的控制,他们只能通过投资契约关系对企业财产保持参与分配,决定合并、分离或解散等消极权利。企业经营过程中的实质性控制权逐渐落入企业经理人手中,企业管理者的责任不再仅仅局限于与股东的债权人关系上,还表现在资本市场上与企业具有或可能产生经济利益关系的各方。
从行政管理的产生和发展的历程可以看出,行政管理师社会经济发展到一定阶段的产物,并随社会经济的发展而不断完善。在社会出现剩余产品并且出现财产的所有者将财产委托他人经营管理的前提下,对行政管理的需求产生。
作为企业的行政管理者,除了需要定期向所有者报告财产经营管理情况以外,也需要独立的第三者对自己的受托经营责任予以鉴定和证明。随着社会经济的不断发展和生产规模的日益扩大,股份制公司成为市场经济的主要形式,特别是国际化资本市场的形成,所有权与经营管理权日益分离,基于两权分离和委托代理的各种经济契约关系日益复杂,行政管理的存在不仅是为了维系所有者和经营者之间的经营责任关系,还是为了维系受托管理者与各利益相关方的经济责任关系。
2 做好企业行政管理的重要性
从某种意义上说,当今世界各类组织的竞争,是人才的竞争,也是人力资源的竞争,因此,对人力资源及人力资源特定内容的研究已成为现代行政管理的重要组成部分。在人类社会发展进程中,人类对人力资源及人力资源管理的认识经历了漫长的发展阶段。在农业经济与工业经济时代,人们普遍认为社会财富的创造主要依赖于物质资源,人力只是作为生产工具等物质资源的附属品而存在,对人的管理也仅限于简单是组织行为的管理而未受到应有的重视。随着知识经济时代的到来,人们越来越清楚地意识到,人力是社会经济活动中具有特殊意义的因素,人力是一种宝贵资源,它与物力资源、财力资源和信息资源共同构成世界的主要资源,是任何组织发展的必要条件之一。
人力资源规划在整个人力资源管理活动中占有重要地位,是各项具体人力资源管理活动的起点和依据,直接影响着企业整体人力资源管理的效率。自20世纪70年代以来,人力资源计划已经成为企业行政管理的重要职能,并且与企业的人事政策融为一体。人力资源规划实质上就是在预测未来的组织任务和环境对组织的要求,以及为完成这些任务和满足这些要求而提供人员的管理过程。不同的人力资源规划体现了不同的人力政策,一般来说有两种：一种是仅考虑组织利益的观点,它认为人力资源规划就是把一定数量和质量的劳动力,安排到组织的各级岗位上；另一种是组织与员工利益兼顾的观点,认为人力资源规划就是保持组织与员工个人利益平衡的条件下,使组织拥有与工作任务相称的人力。
3 行政管理的功能
近二十年尤其是近十年以来,随着全球经济一体化的初步形成,企业管理制度的发展创新,经济金融化程度的不断加深,各种新的金融衍生工具层出不穷,企业行政理论与实践发生了翻天覆地的变化,企业行政从未像今天这样富有挑战性和吸引力。在当今日趋激烈的市场竞争中,一个企业能否生存,继而有所发展并获得成功,实现企业价值最大化,很大程度上取决于其行政行为是否卓有成效,因为行政行为已渗透到企业的各个领域、各个环节中,直接关系到企业的生存和发展。
3.1制定行政战略并实施
行政战略是企业为了能够在较长时期内生存与发展,在充分估计影响企业长期发展的各种因素的基础上,为达到行政目标而制订的指导企业行政活动的总规划和总原则。也就是对企业行政管理所作的长远规划,是围绕行政管理目标而实施的全局性的行动方案。它一般由战略思想、战略目标和战略计划三个基本要素构成。因此,在市场经济条件下,加强行政战略管理与实施,对企业行政管理具有重要的意义。
3.2控制成本费用,增强企业收益
企业为了获得各项收入,必然要支付相关成本、费用,包括材料、人工等直接成本,销售及管理等各项费用以及依法纳税。企业在收入既定的情况下,成本消耗越少,企业收益越大。同时,相同产品的单位产品消耗越低,意味着其越具有市场竞争优势。因此,企业建立相关的成本、费用管理责任制度,通过技术革新、改进流程、盘活资产,提高劳动生产效率等手段,有效地控制成本费用,从而增加企业的收益。3.3规范收益分配,增强企业活力
企业既是投资者获取投资回报的载体,又是经营者、员工等其他利益相关者提供劳动、创造价值并取得报酬的载体,还是依法缴纳税费的义务人。理顺企业与国家、投资者、员工等利益相关者之间的分配关系,建立有效的激励机制,对于调动各方面的积极性,改善企业行政管理的内部环境,增强企业核心竞争能力和发展能力具有重要的意义。
3.4进行行政监督,实施行政控制
行政监督室根据国家的法律、法规和财经纪律以及企业内部的行政管理制度,对企业生产经营活动和行政收支的合理性、合法性进行调节和检查,以确保企业遵纪守法地实现发展战略和财务目标。
4 在行政管理工作中重视沟通的作用
人际沟通是一个人获得他人思想、感情、见解、价值观的一种途径,是人与人之间交往的一座桥梁。沟通最基本的要素有三个：信息发出者、信息传播媒介、信息接受者。信息发出者是有目的的信息传播者,信息是沟通的内容,如沟通主体想要表达或传递的思想、观点、意见或信息等,信息传播媒介是传递信息的通道,信息必须依靠它才能进行沟通,如电话、电视、广播、报刊、姿态等各种行为等。信息接收者获取信息后,经过认识并理解,沟通的目的才能达到。
研究表明,一个人除了睡眠时间外,80%以上的时间都用在接受或传递信息的沟通活动上。有效的沟通可以使组织成员之间进行更好的协调及合作,解决组织内部不同个体之间在沟通上的语言、习俗、观念以及心理等各种障碍,并有益于整体的发展,最终取得更大的成果。综上所述,沟通的功能有以下几个方面：
传递信息,统一员工思想和行为,保障组织正常运转
一个组织要想顺利地、成功地开展工作,就必须及时准确地传递信息,将组织内部的规章制度及其他各种政策、纪律等信息传递给员工,这种沟通作用可以使组织更好地协调和统一起来,从而进一步交换意见、统一思想、明确任务、团结一致,以便更顺利地实现组织目标。
激励手段,调动员工的积极性和创造性,增强组织创新能力
组织可以通过沟通来告诉员工做什么,怎样去做,如何做得更好,从而影响员工的思想、情感和行为,进一步激励员工为实现组织目标而积极地、主动地、创造性地为组织工作,并致力于组织目标的达成。
情绪表达,了解员工心理情况,改善组织人际关系
通过沟通,组织不但可以及时掌握员工的情绪,了解员工的心理状况,从而消除员工内心的焦虑、紧张和怨恨,而且在沟通中可以使双方彼此了解,产生共鸣和同情,进而改善相互之间的人际关系。因此,必须保证组织内部上下、左右各种渠道的顺利通畅,提高组织内部员工士气,促进人际关系的改善,保证员工的正常心理健康和组织工作的正常运转。
管理决策,调动员工积极参与组织管理与决策
在组织进行管理和决策过程中,沟通既可以促进管理者改善管理,又可以提高员工的工作热情,积极参与组织的管理和决策,增强信心,为组织的发展献计献策,从而使组织的决策更加英明、准确、有效。
【参考文献】
梅洛.战略人力资源管理.吴雯芳,译.北京：中国财政经济出版社,2004
余世维.有效沟通：管理者的沟通艺术.北京：机械工业出版社,2006
张玉利等.创业管理研究新观点综述.企业管理研究,2006
【作者简介】
李昀,,女,四川省南充人,大学本科学历,重庆工商大学财务管理专业。
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