关键词:高校;档案管理;人力资源
中图分类号:C93 文献标志码:A 文章编号:1673-291X10-0178-02
收稿日期:2010-01-18
作者简介:王晓菲,女 ,安徽桐城人,档案副研究馆员,从事档案管理研究。
在中国改革开放和现代化建设的步伐日益加快的新形势下,各高校建设均取得了前所未有的成就。而高校档案作为高等院校活动的直接记录,是衡量教育质量和管理水平的重要尺度。随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入,高校档案管理已成为高校建设工作中的重要内容。全面提高档案管理人员的素质、进行高校档案管理人员的人力资源优化,不仅是新形势下高校发展的客观要求,也是高校档案管理队伍自身建设的内在要求。
一、高校档案管理的人力资源现状
总体来讲,随着电子信息技术的发展和高校管理水平的提升,高校档案管理人员也会面对更多的业务素质以及个人素养上的要求与挑战。就现在的档案管理人员素质来说,中国高校档案管理人力资源现状主要表现为以下几个方面:
1.高校管理部门对于档案管理人才引进重视不足。当前人们普遍对于高校档案管理工作的重要性认识不足,缺乏系统的认识和理性的思考。有的档案管理工作人员认为档案工作是一项附带工作,做好做坏无关紧要,对学校发展没有什么影响,与此同时,当前中国大部分高校自身对档案工作重视程度不够,思想观念落后,没有把档案信息作为一种资源来认识和利用,对于档案工作及档案管理的重大意义认识不足。因此,高校管理部门对于档案管理人才的引进也不够重视,在引进人才方面不够积极,使得档案管理人才未能成功流入高校,致使当前中国高校档案管理人员整体水平不高,已经不能适应信息时代档案事业的发展需要。
2.高校档案管理专业人才比较缺乏。由于上文提到的高校档案管理人才引进不足,造成高校从事档案管理的人员专业素质不能满足岗位以及管理的要求。多数高校档案管理人员科班出身的很少,很多都是转岗过来的,缺乏系统的档案专业知识,甚至有的对传统的档案管理方法也不熟悉。档案管理工作依然停留在建档、管档、你查我找的水平上,忽视了档案信息资源的开发和利用,许多珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁,不能发挥其应有的作用,造成了资源的极大浪费。而且一些高校档案管理人员变动频繁、业务素质低,这些都严重影响着高校档案管理队伍整体素质的提高,也造成高校档案工作质量不高,极大地妨碍了高校档案事业的持续发展。
3.高校档案管理人员综合技能不全面,知识结构单一。信息化时代需要档案管理人员具备较高的综合素质。作为一个合格的高校档案管理人员,应具备一定的理论水平和政治素养,懂得国家档案管理的政策和法规,懂得档案工作的基本理论和方法。同时,他们还需要熟悉和掌握各种相关管理软件的操作、系统的维护并要不断提高自己的档案信息安全防范意识。面对校园网的建设和信息化建设的高速发展,由于档案管理人员素质不高,直接导致了档案管理的新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广,在解决工作中遇到新情况和新问题时,常常感到束手无策。客观地说,当前中国高校档案管理人员整体水平不高。一些高校虽已初步具备开展档案管理信息化建设的条件,但档案管理人员在知识结构、人才结构和能力结构方面仍有所欠缺,专业化程度较低,既懂计算机技术、又精通档案业务的复合型人才非常缺乏,人才因素已成为制约高校档案管理信息化建设的瓶颈。
二、高校档案管理的人力资源优化方向
基于前文的分析,笔者认为有必要对高校档案管理人员进行人力资源优化。经总结,其优化方向如下:
1.引进档案管理专业人才。这里的档案管理专业人才是指正规高等院校培养的档案管理专业的毕业生,具备系统的档案管理专业知识,熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法,能够合理处理应对档案业务中各种问题。之所以强调档案管理人员的专业性,也是由于考虑到档案管理本身的特点。比如档案的分类整理,那是以档案的内容形式特征为依据的,如果看不懂档案的内容就无法准确分类组卷,只有掌握相关门类的科学技术知识才有可能开展档案的鉴定工作;档案保管价值的鉴定说到底它所记述的科学技术知识价值,只有掌握相关门类的科学技术知识才有可能开展档案的鉴定工作。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击,以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式,使得档案管理专业人才的引进显得更为必须。
2.引入培训机制,及时更新档案管理人员的知识体系。要成为一名合格的档案管理人员,除了掌握档案管理的专业知识以外,还需要提升自己的综合素质。综合素质不仅包括良好的政治修养,合格的职业道德素质,还包括扎实的语言知识与应用现代化手段的管理能力。
语言文字是档案管理工作和档案服务工作的基本工具,不具备扎实的语言知识就无法从事这项工作。如学校档案的文件汇编、大事记的编写、卷宗介绍、组织沿革、检索工具、科研汇编、数字汇编等,没有一定的语言文字、写作知识是很难完成这些材料的编写的。另外,随着高校国际合作和交流的日益增加,学校对外师资培训、交流、学生出国留学以及学校招收外国留学生的增加和中外合作办学的不断拓展,对一些以外语文字保存和利用档案的要求日益增加。所以,档案工作者较为熟练地掌握一门和多门外语,已经成为高校档案工作者必须具备的基本素质。
由于现代信息技术在档案工作中的广泛应用,档案管理人员要具有应用现代化工具的管理能力。如今,计算机已成为档案管理自动化工作非常重要的工具,它替代了传统的手工操作。因此,档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案,而是大量的电子文档。掌握计算机相关知识,能促进档案管理人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。能迅速有效地收集信息,完整安全地保护信息,及时准确地提供信息,最大程度地运用信息,使利用者在短时间内跨地域、跨时间、跨学科、跨内容地寻找到所需的信息。
为了应对时代对于档案管理人员提出的新要求,高校有必要引入培训机制来提高档案管理人员的综合素质。通过引入培训机制,高校档案管理人员不仅可以及时更新自己的专业知识,掌握最新的档案管理方法与技术,同时可以提升政治修养与职业道德素质,还能够通过语言的培训来获得更多的职业技能,从而完善自己的知识体系,也提高了自己的综合竞争力。
三、高校档案管理的人力资源优化具体措施
1.人才引进。结合前文的论证,高校引入高等专业人才是提升高校档案管理水平的一个必要步骤,同时,在引进人才时也需要综合考虑高校的岗位需求,合理分配引进指标。当档案管理出现岗位空缺时,应积极进行专业人才的引进,为高校引入新鲜血液,促进高校档案管理水平的成长;而如果高校档案管理岗位已经达到饱和的状态,则应结合岗位需求状况进行合理地调整和人才引进。另外,由于高校的行政和管理岗位还是需要保证一定的稳定性和合作性,所以笔者建议在施行人才引进时也要听取并考虑老员工的想法与态度,不可以盲目进行专业人才的引进而忽视老员工的意见或者在薪金待遇上进行区别对待。
2.人才培训。根据前文的讨论,高校对于档案管理人员的培训可以从几个方面展开:专业知识培训、语言培训、信息技术培训、管理软件培训等。同时,高校在进行人才培训前应对档案管理人员进行需求调查,确定档案管理人员本身希望获得的技能与知识,从而有的放矢,进行专向培训,才有可能达到很好的效果。除此之外,高校应定期进行档案管理专业技能培训,及时更新管理人员的专业知识体系,更好地促进档案管理人员应用新技能来提高高校档案管理水平、加快档案管理效率。
3.人才流动。考虑到档案管理岗位的一些特点,笔者认为促进人才流动也是优化档案管理人力资源的一个有效途径。长期以来,在个人工作岗位由领导分配的机制下,许多档案人员在某个岗位一干就是数年,甚至是一岗到老。单一、重复的工作内容,既容易使人懈怠和产生工作已经熟练的心理,缺乏学习的动力和激情,也容易使从事这项工作的档案人员的思维和业务知识局限在这特定的工作范围内,对本岗位以外的其他类档案或档案工作的其他环节不能全面了解。所以,应改变传统的人才管理模式,促进高校档案管理人员内部流动、刺激外部竞争。实行全员岗位聘任制,实行竞争上岗,择优聘用,打破铁饭碗,真正做到能者上、庸者下。建立学校档案工作定期检查工作制度和档案人员岗位责任制,不能将学校档案工作部门作为学校消化改革富余人员的次要部门来对待。要坚持定期考核制度,几年以后重新聘任,通过制度的约束,切实调动档案工作者的积极性,促使他们主动学习,不断创新,提高业务素质。
4.人才交流。档案工作涉及的知识面广,它要求档案人员除了掌握专业的知识外,还应了解其他社会科学知识。特别是在一些专业档案管理中,不同的档案部门在档案工作实践中形成了自己独特的管理方法。基于这一点,笔者提出在高校档案管理人才之间定期开展人才交流活动。档案管理人员应该善于借鉴他人的经验促进自己的工作,这就需要开展校际、省际甚至国际的交流,学校有关部门要尽量创造条件,让档案工作人员多参加校内外有关学术团体交流活动与研讨,通过交流可以学习和借鉴先进的工作方法和经验,启发自己的思路,扩大知识视野,取他人之长,创自己之新。
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