关键词：档案管理,企业档案管理,信息化
档案作为一种信息资源,作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作,同时作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理,是企业必须做好的一项基础性工作,在企业发展的同时档案工作不被削弱,建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系,使得档案工作的发展不置后于企业发展速度,它才能为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件,对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。
传统的企业文件档案管理体系,是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容,以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要,而且也十分可行。然而,伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用,企业对其所需信息的控制,已经开始从库房管理模式转向资源管理模式,企业档案工作搞得好与不好,对企业的技术改造、科学管理、转换经营机制、提高经济效益、维护企业合法权益,有着特殊的重要意义。因此,档案管理工作的信息化就迫在眉睫。
龙岩烟草工业有限责任公司,创建于1951年,是全国36家重点卷烟工业企业之一。企业拥有员工2000多人,拥有名列前茅的行业级技术中心。卷烟生产设备汇集了美、英、德、法、意、芬、日、荷等国卷烟工业和环保工业的最新科技,自动化、信息化、智能化和环保程度达国际先进水平。企业先后通过ISO9001：2000质量管理体系认证和集质量管理、环境管理、职业健康安全管理为一体的管理体系认证,被授予“全国五一劳动奖状”、“全国文明单位”,厂党委荣获“全国先进基层党组织”殊荣,厂工会被评为“全国模范职工之家”。龙烟的发展速度实现近年来最快的增长,实现了突破性的发展。这就对我们的档案管理工作提出了更高的要求。
档案管理信息化建设的途径包括思想意识、管理方式、服务方式和提高档案工作人员素质等方面。
一、思想意识到位是档案管理信息化的前提
思想意识信息化是管理信息化的前提。管理信息化的过程将始终贯穿着观念信息化的思想,观念信息化就是使管理信息化得以成功的保证。档案管理是企业基础管理的重要组成部分,档案不仅仅作为企业一切活动的历史记录,更重要的是作为一种财富,特别是在当前改革开放和发展社会主义市场经济的新的历史条件下,企业要更加全面、更加深入地参与国际竞争,这就需要比以往更多的信息。档案工作的价值在企业的发展过程中体现得越来越明显。收集和整理档案的最终目的是利用档案。怎样更加有效地利用档案,使档案在利用和管理过程中的效率更高,是我们必须高度重视的一个问题。所以,必须改变过去档案工作无所作为的思想,强化档案管理的效率意识,从而充分发挥档案的价值,科学的决策取决于信息的量和正确性,档案是企业信息整体的一个非常重要的部分,企业对档案的需求比过去更迫切了。这就要强化两种种意识。一是要有积极的信息转化意识。档案是一个庞大的信息库,但一般情况下各种信息是比较零散地储存在众多的单体档案中的,只有根据需要,把相关信息系统地、规范地整理出来,才能更好的发挥档案的信息作用,体现档案的信息价值。因此,把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应需要的信息,是档案部门义不容辞的职责。二是要进一步强化档案使用的效率意识。
二、管理方式信息化是档案管理信息化的保障
档案室虽然收藏有丰富的信息资源,但是相对于使用者的多样化要求,仍然会感到资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性,也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以,必须在充实馆藏内容,提高馆藏质量的基础上,有目的、有重点、有计划地对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成,使其系统化、规范化、有序化,及时、准确、高效地为企业发展提供服务。同时,随着信息化设备、技术的广泛应用,要求档案管理的方式必须与时俱进地创新,最为突出的特点是档案实体和档案信息分离。传统纸质档案的管理方式建立在手工操作的基础上,而现代电子档案、声像档案的管理,则必须顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形势,跟上信息化的步伐。进行档案实体和档案信息分离,使档案的信息与物质载体分离,才能实现简化立卷、深化检索的目的,使档案实体只作为保管单位进行简易组合,以便于保管、保护和统计；而档案信息本身脱离了档案实体,便于作深层次加工、贮存,从而实现档案管理信息化。
我厂领导从战略高度来关注企业档案信息化建设。一是把档案工作列入企业发展规划和易地技改项目中与企业相关工作同步进行,这些措施使档案工作与企业齐步前进。易地技改给档案工作的信息化基础建设提供了很好的机遇。土建按企业档案管理国家一级的要求,由档案室设计,技术改造办公室施工,建成的综合档案室使用总面积有900多平方米,其中有办公室区85平方米,阅览室区109平方米,库房700多平方米,设备工作间40多平方米,单独装订室20平方米。配备中央空调、烟雾自动报警器和消防器材,以及各种安全监控等措施,达到企业档案工作目标管理国家一级标准,实现烟草行业首家优秀档案室的荣誉称号；二是给予充足的经费确保实现档案管理信息化。现在档案室拥有密集架120列,自动除湿机3台,自动温湿度记录仪2台,工程复印机1台,日常复印机1台,计算机5台,高速扫描仪1台,激光打印机1台,防磁声像柜2个,微波消毒柜1台,档案管理设备已实现信息化。
三、服务方式信息化是档案管理信息化的核心
档案服务是档案工作的核心,档案工作通过服务才能发挥其应有的作用,才能使档案与企业发展,档案事业与社会经济发展相协调,使档案事业充满生机与活力,走上可持续发展的道路。档案服务创新,应当着重把握二个方面：一是档案服务内容和范围的创新。随着经济社会的发展,档案不再是简单的企业一切活动的历史记录,更重要的是作为一种财富,一种信息财富。档案服务的内容和范围在不断的扩大,这是适应更好地做好档案服务工作和为需求者提供更优质档案服务的必然要求。二是档案服务方式的创新。随着高新技术的广泛应用,档案的保管条件逐步改善,同时档案服务形式也较过去有了极大的改善。如何更好地创新服务方式,需要我们在实践中不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式。
服务方式信息化可通过以下方式解决：
１．建立档案馆网页,开展网上利用服务。随着档案馆内部局域网的建立,档案部门可充分利用单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,实现档案信息的网上检索。档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享,实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索；档案棺与宣传部门密切配合,可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于宣传和利用。我公司早在2004年12月就引进清华紫光档案管理计算机系统并结合公司实际情况进一步升级,现在已实现了海量存储、异构数据接口、全文检索、PDE图象压缩、光盘持接打包、图纸自动矢量化、单干点登陆等技术功能,为今后实现企业档案数字化奠定扎实的基石。２．电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆的服务器上归档。这样可使各部门的需要归档的资料更方便,更及时的传送到档案管理部门,减少了不必要的繁琐程序,提高了工作效率。更可以减少因归档不及时而造成的原始资料丢失。
3、责任到人,做好档案保密工作。档案保密既是档案管理的工作内容,也是整个保密工作的重要组成部分。档案保密关系到档案、保密两方面工作,影响到整个企业的发展。正确处理保守秘密与开放档案的关系,积极寻求两者之间的最佳结合点,维护档案保密安全在档案管理信息化建设中,显得尤为重要。要运用目标管理岗位责任制的形式,实行工作责任的细化和分解,做到责任到项、责任到岗、责任到人,保证一级抓一级,一级对一级负责,层层承担责任,事事抓落实。在具体工作中要坚持“谁主管、谁负责、谁操作、谁负责、谁出问题、谁负责”的原则。
4、注重安全,建立统一的数据备份中心。对保管档案进行及时有效的备份。我公司建立有一个技术力量雄厚的计算机中心在给清华紫光档案管理计算机系统进行维护。
四、人员素质信息化是档案管理信息化的必备条件
档案管理工作的信息化,应是以人为主体的信息化,归根到底要依靠“人”来推动,同时也是为了促进“人”的更好发展,从而实现档案事业的可持续发展。这就要求高度重视档案管理队伍素质的提高。到2008年年末,福建龙岩烟草工业有限公司专兼职档案干部共有 27人,其中,专职档案干部有4人,兼职档案干部23人。在专职档案干部中,具有本科学历的2人,大专学历的2人,文化程度整体水平较高。职称结构也比较合理,档案专业副研究馆员1人,档案专业馆员2人,助理馆员1人,高于全国档案干部队伍的整体水平。
为适应社会的不断发展变化,企业的发展壮大,档案事业的信息化发展,我们仍需开展档案在职教育培训,应建立不同层次的教育培训模式,做到多层次、多形式、多渠道、广覆盖。依托重要工作、重点课题项目等培养人才,让档案人员参与其中的工作,大家在干中学、在学中干,档案人员要用实践锻炼磨砺自己,主动到档案工作第一线。比如分管设备、基建的档案管理员每次车间新到设备,都要参加开箱验收,一开箱验收,就收集全部资料回到档案室,设备管理科技术人员实施鉴定,车间技术人员所需资料全部复印,再编号分发到车间技术人员手上。基建项目结算后,尾款都要档案室分管基建档案的档案管理员签字才能付款,如果施工单位档案没有移交完整就不付款。
档案管理信息化是一项长期的、综合的系统工程,在制定企业档案管理信息化的规划时,要从实际出发,既要全面系统,又要有所侧重,在充分运用先进信息技术的同时,档案管理要做到分类科学、排列有序、查阅方便、信息共享,最终实现档案管理能够与企业整体信息化建设同步建设、同步发挥作用。
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