关键词：内部控制；预算管理；经济核算；信息化
2007年被江铜集团定为“制度落实年”。永平铜矿正紧锣密鼓地制定各种内部控制制度,矿部发布了《职工探亲假往返路程期限规定》《物资管理办法》《资金预算管理办法》《办公用品管理办法》《固定资产投资管理实施办法》。凡此种种,标志永平铜矿由大力提倡内部控制建设向明确要求、细化规定层面转变。一股内部控制的旋风,伴随着强化内部控制制度建设的浪潮,正席卷而来。汽车修理厂财务组又如何建立高质量的、有实质性影响的,符合永平铜矿特点的内部控制体系呢？
建立健全内部控制制度,保证内控制度的完整性、合理性及实施的有效性,以提高企业经营效益,增强企业信息披露的可靠性,确保企业行为合法合规。
一、实施预算管理,形成纵横管理网络
建立和健全了纵横的预算管理网络,生产、成本和财务等方面都得到了有效控制
自2003年起,汽车修理厂成立了成本管理中心,包括总顾问、总责任人、分责任人,总顾问由矿总会计师及财务部主任担任,总责任人由厂领导及财务负责人担任,分责任人由厂各工段长及核算员担任,形成了一个由总顾问作为决策者,总责任人作为综合管理层,分责任人作为执行层的全面预算管理组织体系。
确定产品成本预算编制方法和内容
由于产品单一,主要是修理矿用汽车,为适应生产特点和管理要求。把预算管理细分为基本预算、专项预算和审批预算三种形式。
1、基本预算。把材料、配件预算指标直接分解落实到有关部门、单位和个人,由他们直接管理和控制。汽车修理厂实行段长、职能组长专人领料制度,因为他们是材料、配件的管理者,也是产品的消耗者,熟悉产品应消耗哪些材料、配件,避免盲目领料,防止产需脱节,对产品进行直接控制与管理,使之达到最佳状态。基本预算涉及到产品的消耗、产出,即生产经营活动全过程的预算,也是全员参与的预算,真正落实到“千斤重担人人挑,个个肩上有指标”。
2、专项预算。是对某一项目所编制的预算,直接由有关专项部门来管理控制。如3307型大车大修,总直接费用45万元,光大齿圈、减振器总成、转向泵等配件,每一个配件单价都达到1万多元以上,金额大,直接涉及到全矿成本的利益,必须由监管部门、用户单位、修理单位三家共同控制,即汽车修理厂生产技术组人员编制大修车预决算书,采矿场签字认可,车管部审核验收,把费用控制在范围之内。
3、审批预算。是某项预算上报等待批准的预算,因初期没有考虑到事后又出现的必须补报的项目预算。它具有临时性或突发性。如3307型大车大修完工交付用户单位使用后,在规定的期限内用户单位不满意,必须返修,返修费用必须报厂领导审批。
4、建立全面预算分析控制体系。年初厂财务组将预算指标分解,并落实到工段、职能组,通过成本管理中心审核后予以执行。为维护预算的严肃性,强化预算的刚性政策,预算一经批准下达,不得随意更改。各工段、职能组定期编制预算执行情况分析报告,对预算执行情况进行定性、定量分析,及时发现预算执行中产生的偏差,跟踪反馈异常信息,提出改进措施,并在规定的时间内报送厂财务组,厂财务组汇总预算分析报告,向厂领导上报财务分析情况。
二、修旧利废,强化班组经济核算
成立了修旧利废领导小组
汽车修理厂在开展修旧利废活动中,各工段把修旧利废指标分解落实到班组,激励员工树立过紧日子的思想。从回收一斤落地原油、一颗螺丝钉、一块擦布入手,以旧代新、修复利用,取得了可观的效益。光这项工作每年为矿节余15万元的成本。
把预算管理与班组经济核算结合起来
班组把上级分解下来的预算指标贯彻落实。各工段都设立了废旧料库。在领用新料前,先到废旧料库查看,有没有可以修复的旧料,有没有以旧代新的料,如果有就不领新料,减少成本开支。
开展班组经济核算
充分调动了员工参与成本控制、财务管理的积极性,从而改变了过去那种“矿里算、基层干、盈亏与我不相干”的局面。
三、开展财务信息化体系建设
利用软件管理成本
矿财务部为了及时了解基层单位财务动态,充分利用新中大国际ERP-A3财务软件,在用户权限设置上,矿财务部拥有最大权限,可随时进入基层单位财务组查帐,这一平台实现了总会计师和矿财务部对基层单位财务账目的即时查询和监控。
建立财务信息系统
矿信息部开发了材料配件软件办公系统,汽车修理厂在厂领导及财务组计算机上安装了该材料配件办公系统,可随时了解各工段领料情况,以及是生产性用料还是非生产性用料,这一举措,充分建立了事前控制、财务信息共享的措施,为管理决策者提供全面、及时、准确的信息。
总之,汽车修理厂财务系统内部控制制度的建立与完善,为企业带来了可观的经济效益。连续几年超额完成矿下达的利润指标。因此,内部控制在维护企业安全、高效运行方面发挥着无可替代的作用。
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