关键词:HIS 财务系统 接口 管理
中图分类号:F275 文献标识码:A
文章编号:1004-491407-164-02
尽管随着科学技术的发展,信息化程度的提高,计算机网络化管理已成为医院整体、规范化管理的有效手段,但我国的大多数医院信息化目前还以加强医院收费管理作为首要目标。从严格意义上讲,一个完整的医院信息系统HIS应该包括医院管理信息系统和临床医疗信息系统两部分。而财务管理系统、人事管理系统、住院患者管理系统、药品库存管理系统等系统就属于医院管理信息系统范畴,其目标是支持医院的行政管理与事务处理业务,提高医院的工作效率,辅助高层领导决策。财务管理系统早于HIS的开发应用,其初衷是实现会计电算化,摆脱手工账。发展至今已日臻完善。但作为医院信息系统的一个子系统,还没有与医院信息系统对接,也就是说两大系统需要一个接口来实现信息系统的整合。
一、医院信息系统与财务系统的现状
HIS的初级阶段是针对医院的收费系统进行改革,对加强医疗费用的管理起到了重要的作用。HIS系统克服了人为因素对收费工作的影响,有效杜绝了医疗行业的不规范收费,使收入准确性大大提高,医院收费行为的诚信度也大为提升,同时,HIS的应用大大缩短了患者交费的时间,既方便了患者,也提高了工作效率。目前,医院的HIS和财务管理系统相对独立运行,财务系统着重于会计核算,HIS系统主要是收费管理与药品管理,部分医院的HIS中有电子病历、医嘱、影像等系统,但重点还是费用管理。
对于财务系统而言,HIS主要是提供门诊住院的各种收入数据,药品的进销存汇总报表等,但由于两套系统的数据库结构和编程语言、运行平台等不一致,导致财务系统一般不能直接从HIS中读取所需数据,HIS的门诊系统和住院系统需要每日每月向财务部门日报和月报收费报表,财务部门根据报表手工编制凭证,进行会计处理。这样各自独立运行的系统,相互之间缺乏应有的核对机制,对应的财务数据会出现不一致,人为主观的因素会影响财务数据的真实性、正确性和完整性。时间越长,误差就越大,积累的差错也越多,如果各部门之间不能及时地稽核发现,会造成很大的财务隐患。如:
1.根据财务制度规定,每天的门诊住院报表都需要在财务系统中反映,出纳和会计需要每日对报表进行逐笔账务处理,应对每一项收入都要核对,大量的简单重复劳动大大降低了工作效率。如果责任心不强,对于报表不能认真核实,只是照猫画虎地录入,会给医院收入管理造成很大漏洞;
2.收费员可能利用报表的时间差,将门诊收入、预交款、住院收入等不及时入账,挪用甚至贪污;或收费员计算机知识较好,利用系统设计漏洞进入后台修改系统程序,使部分医疗收入不能汇总到报账表中,借机贪污医疗收入;
3.在票据管理方面,使用来源不明的票据,私自收费或伪造HIS系统汇总报表,不按系统汇总数据报账;
4.HIS中其他子系统如药房和药库系统的月报表也缺乏应有的监督。药品是医院重要的资产,财务部门必须随时了解药品的购入、消耗、库存情况,如果报表正确性不能保证,直接会给医院资金的使用和财务决策带来很大隐忧。
二、财务系统和HIS数据对接的设想
从工作内容的联系上来看,医院财务系统和HIS之间是你中有我、我中有你的关系。HIS为财务系统提供基础数据,系统生成的各种报表作为会计核算的原始凭证;财务系统反映HIS运行的结果,从宏观上控制和协调HIS的运行。会计核算是一个综合的整体,会计科目相互之间有着紧密的联系。在正常情况下,医院两套系统之间对应的数据都是一致的,因此,克服技术上的瓶颈,整体构建规划,制定一套数据标准,转变业务流程,设置HIS与财务系统数据接口,财务系统直接从HIS中读取相关报表数据,自动产生记账凭证,使得HIS数据与财务系统数据兼容共享,不仅可以有效提高对收费票据的监控力度,督促各部门及时报账,减少财务隐患,而且从财务监控角度考虑,HIS与财务系统的数据接口可以完善报表上报与审核、票据管理、药品等消耗材料管理,最终完善全院各部门财务数据的审核,保障资金安全与收入完整。
1.报表上报及审核确认。实现两套系统接口后,报表的上报分为两种,其一是收费处专人将所有收费员当日全部日结表汇总打印后送至财务部门。其二是系统将自动汇总报表数据,会计人员从后台系统接收汇总的报表数据,将报送的纸质报表和自动接收的数据进行对照,审核无误后,财务系统自动生成记账凭证,确认收费部门的收入,予以报账。这一功能的实现将在很大程度上的减少财务凭证的录入工作量,极大提高财务人员的工作效率。通过两条途径报表,相互对照,保证了财务系统和HIS系统收入完全一致。财务系统与收费系统得到无缝隙链接,使该环节的差错率降至最低。
2.票据管理。门诊挂号、门诊收费、预收款、出院结算等票据应由财务部门的票据专管员授权在HIS系统上激活使用。专管员要随时监控系统中已用票据、在用票据、未用票据的使用状态,随时监控收费员是否使用来源不明的票据,进行违规操作。票据从领用到销号都在财务有效控制之中。实现系统数据对接票据销号功能后,HIS系统中票据产生的收入,与财务系统中的收入在对账时,很容易发现差错点。对发现的差错点票据专管员可及时查明原因进行处理。在设置报账确认和票据销号两个功能共同控制下,只有报账确认后,才能做票据销号,原则上不报账即无法销号,以此督促收费员及时报账。
3.通过分析门诊住院日报表、月报表,及时了解临床一线的收入完成状况,可进一步对比发现收费行为的异常反映,规范收费管理,控制药品收入在总收入中比例。通过报表直接获得药品和医用卫材等的消耗支出,对比预算执行情况,为下一步安排使用资金做决策提供第一时间的精确资料。
4.数据稽核。数据接口实现后,可指定专业人员随时查询HIS及财务系统相关数据。定期和随机对HIS提供的汇总数据进行抽查复核;对HIS备份系统中可能未报账收入进行核查;依照HIS汇总数据对财务凭证进行核查;对医院同一期间科室核算总收入与财务报账总收入是否对应进行核查;对同一期间预收款收入及结算收入中预收款金额数据是否对应进行核查等。通过多方核查,对收费工作进行有效监控,达到及时预防、发现及纠正违规行为发生的目的。HIS与财务系统数据接口的实现不仅提高了财务人员的工作效率,在会计内部控制中也将发挥重要作用,同时为医院全成本核算及单病种核算提供基础数据,实现财务精细化管理,提升医院整体管理水平。
三、实现数据接口后的管理
1.制定完善、严格的内部管理制度。实现信息化管理的目标,数据的安全是第一位的。依照有关的管理规定,结合医院的实际情况,制定完善严格的计算机系统管理制度是其重要保障,如计算机电子信息系统操作管理制度、电子信息系统网络安全管理制度、电子信息系统信息档案管理制度等一系列制度。对各岗位操作员、管理员进行严格的规范管理,确保系统能够正常运行。
2.加强系统日常操作管理控制。两大系统日常操作管理从操作员的权限级别和系统操作流程两方面进行控制。操作权限控制是指每个岗位的工作人员严格按照所授权的权限对财务和HIS系统分别进行操作;权限级别和所属功能要科学合理分配,严禁越权操作。系统设计、软件开发等技术人员与实际业务操作人员必须相对独立,管理人员与操作人员的岗位职责分开;前台系统是一线收费和执行人员使用,管理人员使用后台系统;相互牵制、相互制约并及时发现和纠正错误。操作流程控制是指各个岗位操作严格遵循会计业务和处理流程进行,流程的设计要科学严谨,要能及时堵塞漏洞及消除隐患。
3.充分发挥内部审计独立的审计监督功能,加强对信息系统的内部审计。由于HIS运行的特殊性,审计人员在内部审计中除了运用常规的审计手段外,还必须熟练掌握HIS的有关知识,才能发挥审计的监督职能。审计人员可从制度、运行、数据分析等方面进行审计监督。通过核查信息系统管理的内部控制制度是否健全和有效,相关措施是否落到实处;通过分析控制的薄弱环节,评价这些环节可能造成的影响,是否会产生潜在风险,对医院在预防、发现和纠正违规行为的控制措施做出客观合理的评价,并提出改进措施,完善系统设计,实现管理的良性发展。
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