关键词:高校档案 管理工作 对策
高校档案具有非常重要的作用。它真实地反映了学校各个时期的面貌,对于学校行政管理、教学科研、维护学校或师生员工的利益、编史修志等,有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作,尤其是不同历史时期的珍贵史料和科学技术领域的尖端成果档案对发展教育事业,服务与经济建设具有很高的开发和利用价值。我国高校档案的利用已远远落后于发达国家,高校作为培养人才的基地,其档案利用工作的现状令人忧心。
一、充分认识高校档案创新工作的重要性
高校档案是学校各部门行使职权、处理工作所形成的各种文件和教学、科研等业务活动中积累的资料。通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理、组卷、编码和排列等工作,形成了可供查找利用的档案。它是学校的财富,是学校各项工作的历史真实记录。高校档案内容丰富、种类也比较多。它一般包括文书档案、人事档案、教学与科研档案、财会档案等类别。随着科学技术的飞速发展和科教兴国战略决策的实施,高等教育正步入快速发展时期。高校一方面不断扩大办学规模;另一方面又在努力提高办学质量。这不仅为高校档案工作的发展提供了新的机遇,也提出了新的要求。学校各级领导要从思想上重视档案工作,不仅要经常过问,而且要经常指导。广大师生员工要增强档案意识,关心支持档案工作。档案工作者要适应新形势和高校的发展,认真学习和贯彻党和国家关于档案工作的指示,对档案工作进行科学化管理,推动档案信息化建设和档案工作的不断创新,更好地为国家高等教育和经济建设服务。
二、搞好制度建设,是做好档案工作的关键
高校在严格执行档案法律、法规的基础上,结合本校各门类档案管理的具体情况,制定切合实际的档案管理工作制度。档案管理规章制度大致可分为以下几类:一是学校档案管理办法,既是国家有关档案法规在学校的具体体现,又是学校档案工作能健康顺利开展的有力保证;二是各类档案文件材料的归档范围、归档办法保管期限表等业务性文件,这些文件不仅是各职能部门在归档工作上的指南,同时也是各部门审查立卷的依据;三是档案分类、保管、利用方面的文件,这是档案工作者分类、整理、立卷、库房管理和借阅利用工作的依据,是确保档案案卷质量和档案安全的法规性文件;四是档案人员岗位职责和职业道德规范方面的文件,这是规定档案人员的职责范围,规范档案工作者的行为准则,也是全校专、兼职档案人员年终考核的依据。
健全的规章制度和严格的工作程序,才能使学校档案的收集、整理、保管、保密、鉴定、统计、利用等各项工作得以顺利进行,使档案管理逐步规范化、标准化。
三、加强宣传,提高认识,明确职责,落实责任
档案管理工作是一项长期性和基础性的工作,档案管理部门要加强对档案工作的宣传力度,使更多的人了解档案工作的内容、性质及档案利用产生的效用,提高对档案工作的认识,按照《档案法》的规定,实行档案集中统一管理,在工作过程中自觉增强档案管理的责任意识。
领导重视,把档案管理工作纳入学整体发展规划之中,加强专兼职档案队伍建设。按照《管理办法》要求:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平”。积极组织学习参观,促进兼职档案人员按章办事,做好档案的收集、整理、检查、归档工作,对成绩突出的人员进行表彰奖励,使档案工作的规范化、制度化得以贯彻执行。
四、创新形式开发利用高校档案
高校档案工作人员要熟悉本校档案馆藏情况,通过散发各种参考资料、发行检索工具、公布档案开放的消息、举办讲演、讨论会、发表档案研究的学术论文、举办档案展览等方式,激发广大师生对档案的兴趣,了解档案的作用和馆藏内容,从而扩大档案的利用范围。
建立多层次,全方位的档案利用新模式。在过去相当长的一段时间内,我国的档案利用工作主要是在阅览室内进行的,且提供给利用者的大都为档案原件,或者出借档案等方式向用户提供服务。以往的服务模式基本上是等靠。作为档案管理工作人员,要利用档案定期汇编各类有使用价值的资料,为学校广大师生的工作、学习、及科研提供信息资料及参考依据。
充分利用现代信息技术,通过档案的信息化管理提高档案的利用率。随着现代信息技术的迅速发展,联网实现的文档一体化,为拓宽利用渠道提供了广阔空间。现在网络已成为高校各类信息的传递中心。高校档案利用除了采用以往的“阵地式服务”等形式外,还要积极开展好网络服务。建立网上查询系统,利用网络快速和准确的特点,及时向学校广大师生、有关部门和提供所需要的档案信息。档案部门要将档案资源数字化,通过信息系统加工和计算机网络传输,实现档案资源的共享。
五、提高档案管理人员的综合素质
高校档案干部队伍面对新形势新任务还有诸多不适应,充实相应数量的档案人才并不断提高其整体素质已成为当务之急。
1.建立科学、客观、公正的考核体系。通过培养、引进和人才流动等方式,真正把政治素质高,组织管理能力强,具有开拓创新意识,适应档案管理现代化、信息建设要求的专业人才,选配到档案管理岗位上来,改善新建高校档案系统人才结构。
2.建立不同层次的在职教育培训模式。加大培训力度、加快培训步伐,变一般性的号召为强制性要求。有针对性、实效性的对档案工作人员进行不同层次的业务文化知识和相关科学知识、现代化管理技术的培训和学习。并为他们提供学习深造、交流锻炼的机会,让档案工作人员在干中学,在学中干。
3.建立与工作成绩挂钩的奖励制度。用职业光荣感激励人心,用共同事业凝聚人心,用正确导向引导人心,坚持以成绩论英雄,让肯干事、能干事、干成事的人得到褒奖和重用。如:设立重点项目优秀奖,奖励承担完成档案重点工作和重大项目的主创人员。设立工作创新奖,奖励在档案工作中开拓创新,取得独创性成果并得到推广应用的人员等,可以设立多种奖励项目,激励人才的发展。奖励不仅限于奖金方面,也可以表现在外出学习、优先培训、破格晋升职称、优先提拔等方面。让不思进取、无所事事的人感到压力和危机,从而引导大家把心思都用到工作上,形成推动事业发展的强大合力。◆
参考文献:
刘远,肖金良.高校档案信息化建设探析.兰台世2009,:19-20.
高萌萱.高校档案管理创新的内涵.档案管理,20:80.
张焕.谈档案人员应具有的素质.山东档案,20:11-12.
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