关键词：企业人事档案系统；电子档案系统；档案工作
中图分类号：P272 文献标识码：A
文章编号：1674-114509-0084-02
2008年,笔者参加了《兖矿集团组织人事部电子档案系统》的开发。该系统能完成集团公司总部人员的基本信息、档案信息的录入、检索,档案内容的电子化处理等工作,大大简化了原来纸质档案管理工作,初步实现了档案工作的科学化、规范化、自动化,很适合在集团公司各级人事部门推广使用。下面介绍一下它的开发与应用情况。
一、系统开发背景
长期以来纸张一直都是有效管理档案的主要媒介,但是随着档案内容的不断增加,各类档案的打印、整理、装订、保存和查询逐渐暴露出了问题,如纸张保存长久后容易泛黄、字迹模糊,查询时要从众多的档案中搜寻极不方便、且共享性差,档案的相关打印、整理等步骤都要花费大量的人力和时间,效率很低。
近几年,随着信息量的增加,组织人事部作为大型企业兖矿集团的核心部门,档案管理工作量越来越大,传统的档案管理方式逐渐陷入被动,许多基层组织人事部门也普遍反映了这一问题。原来的管理方法已经从根本上满足不了需要了。所以。迫切需要一套科学、实用的计算机档案管理系统。
据考察,目前国内的电子档案系统已有不少,例如：《清华紫光电子档案管理系统》、《特力惠电子档案管理系统》等,这些软件看似功能较多,也比较成熟,但这些软件并不能满足兖矿集团的特定需要,大致有以下几个原因：
1．系统较大,投资成本高；
2．系统业务流程和兖矿的人事档案管理模式不适合；
3．系统功能不适合；
4．保密性问题。所以,组织人事部决定还是采用以兖矿技术人员为主的方式开发一套适合兖矿组织人事部门使用的电子人事档案系统,以后由兖矿自己的技术人员进行软件系统后期维护工作。
二、系统的功能
首先实现本单位组织人事部门的档案电子化管理：将原来纸质的人事档案扫描或拍照成电子文件保存到计算机中,同时还可以维护档案人员及目录信息,从而建立电子人事档案。日常工作中可以通过计算机快速检索查询人员的档案信息,实现人事档案的一体化管理。另外,系统不仅支持多种格式的图片文件,还支持视频文件,对于某些重要工作场景,可以利用摄像机拍摄,生成视频保存到电子档案中。对于人员信息和档案目录信息,既可重新录入,也可从目录管理系统导人。系统可实现不同单位组织人事部门之间档案的转递和移交。最后实现整个兖矿集团人事电子档案工作的规范化、自动化。
该系统研发的主要功能模块有：档案目录管理、档案内容电子化管理、档案索引台账管理、档案检索、档案转递移交、目录管理系统数据导入、档案人员管理、数据备份与恢复、数据压缩、存储管理、用户与权限管理、日志管理等。
三、关键技术及创新点
本系统采取的关键技术有：
1．先进的实时图像采集技术。该系统能实时控制多种图像采集设备,而不是简单的静态读取图片及视频。如常见的“身份证拍照系统”,可以实时照相,然后对照片进行放大、缩小、旋转、删除等,还可以控制摄像机,播放和处理视频。整个图像采集工作一次完成,无须再调用其他的处理软件,最大限度地方便用户。这种技术需要深入了解图像处理设备接口技术,比较复杂。
2．先进的设备通用支持技术。考虑到不同用户会有不同的采集设备,为了将来推广使用,系统要考虑到通用性,能支持大多数采集设备,例如：常见型号的扫描仪、数码相机、摄像机等,这就要求去了解多种设备的驱动程序及SDK编程,然后采用一种通用性的调用方法实现设备无关性。这种技术也有一定的难度。
3．前瞻性的产品化设计方法。虽然系统开发后暂时只是供组织人事部使用,但是系统开发的立足点是开发一个可推广使用的产品,而不是一个定制型的项目。这样,在设计方式上与定制型项目有很大的区别,需要做更多的工作。系统功能上也要强调通用性、易使用、易实施、易维护、易扩展等。
4．先进的分层、组件化设计思想。系统虽然起始于一个单机版,但是,设计上采用多层系统的设计理念。即分层设计系统结构,在逻辑上,把系统设计为界面层、逻辑层和数据层,各层之间是独立的,这样设计系统是松耦合的,很容易修改、扩展。另外,在物理实现上,把各个模块组件化。系统只有一个EXE主程序,各模块全部用DLL组件来实现,这样,在某个模块变动时,只需要重新发布相应的DLL就可以了。
5．完善的安全性设计。由于是单机的Access数据库,本身的安全性较低,系统在安全性设计上使用了一些专门的技术：用户码识别、数据库文件防识别、Access本身的安全组策略、数据库关键信息加密等。这样,对于系统的数据就比较安全了,因为它有三道防线：首先,每台机器有不同的用户码,用户码是根据计算机的网卡号或硬盘HD号生成的,不同的用户码对应不同的注册码,如不匹配,无法使用系统；其次,非法用户拷走数据库文件后,用Access也无法读取,因为格式不能识别；最后,即使打开了数据库,其中关键信息都用防破解的加密算法加密过了,看到的只是一堆乱码,毫无意义。
6．先进的自动反馈技术。考虑到系统将来推广时的用户众多,用户操作水平和操作环境各异,系统在设计时使用了比较流行的自动反馈技术：在程序中使用了delphi的一种特别组件,能自动追踪各种隐蔽性的错误,例如：内存错误,API错误等,这些错误程序本身很难捕捉,开发人员不在现场就很难发现,利用这种组件,可以把任何错误都捕捉下来记入日志,并且,可以由用户决定是否发送到指定邮箱里。就像微软的软件那样。这种自动反馈技术是比较实用的。便于发现程序的Bug,快速修改。
7．流行的人性化设计。系统借鉴流行商品软件的界面风格,采用了一些人性化设计：例如提供传统的windows风格和B／S风格供选择；界面可更换皮肤；导航式主窗口；桌面精灵增加趣味性等。
四、效益分析
1．经济效益。能大量节约原来纸质档案管理工作的人力物力,降低工作成本。将来推广后,将有大量的基层组织部门使用,其中节约的人力、物力等成本将是相当可观的。
2．社会效益。实现档案管理工作的规范化、标准化、自动化,提高整个人事档案管理部门的工作效率和工作质量,树立人事档案管理部门的良好形象。
五、结语
通过兖矿人事部门工作人员和信息中心开发人员的共同努力,自主完成了这套电子档案系统的开发,实现了纸质档案到电子档案的转变,解决了原来纸质档案管理的困难。开发的系统不仅创造了较高的经济效益和社会效益,还具有推广使用价值,对于企业实现电子化档案管理有着重要的意义。
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